办公自动化系统管理办法

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1、办公自动化系统（0A）管理办法　　一、总则　　公司办公自动化（OA）系统是实现公司高效办公，加速信息传递，提高工作效率的重要工具。为充分利用好这一现代化的办公平台，促进其应用的规范化、标准化、制度化，结合公司实际，制定本办法。　　二、定义　　办公自动化系统是建立在网络基础之上，实现办公流程和知识管理自动化，提高办公效率的信息系统。它是企业通讯和信息发布的平台，是无纸化和移动办公的平台，也是企业信息集成和知识管理的平台。　　三、适用范围本办法适用于公司所有OA用户。　　四、登陆时间和查阅信息要求　　所

2、有OA用户上班后（上午8：00）必须及时登陆系统和办公小助手，查阅待办事宜、个人收件箱及其他信息。办公小助手应保证工作日8小时在线。为提高系统效率，用户在处理完当前工作后，应及时退出系统，减少并发用户数。　　五、部门职责（一）公司办公室是办公自动化系统使用的主管部门，负责：　　1、业务报告流程定制。　　2、负责制定公司电子公文管理办法。3、对公司办公自动化系统的使用进行监督考核，并指导各部室、基层单位办公自动化业务的开展。（二）公司科技与信息中心负责办公自动化系统信息管理及技术支持，主要履行以下职责

3、：　　1、负责公司办公自动化系统硬件、软件的升级、开发与完善。　　2、负责公司办公自动化系统硬件、软件环境的运行管理，为整个办公自动化系统的正常运行提供技术、备件和配件保障。　　3、负责各部门办公自动化系统的设置、用户注册及使用权限的分配和管理。　　4、负责办公自动化系统各种信息的发布管理，包括系统主页创建、维护及各部门主页的创建。　　5、负责协调解决使用过程中出现的问题，解答用户疑问。　　6、负责OA用户硬件和软件配置。　（三）各部门负责职能范围内的栏目信息发布。六、管理内容与要求　（一）用户注册

4、管理1、凡需使用OA系统的人员（已注册用户除外），应向本部门申请，待部门领导审核后向科技与信息中心提出注册申请，获批准后方可进入和使用OA系统。　　2、每个OA用户拥有自己的用户名和口令，为安全起见，口令应自行定期更改。用户名和口令只限本人使用，他人不得盗用。盗用他人用户名的，一经发现将给予警告处分，造成严重后果的，给予行政记过处分直至解除劳动合同。　　3、OA用户如有工作调动，所在单位应及时通知科技与信息中心修改（或撤销）其用户账号和权限。　　4、为确保OA系统的正常运行，系统管理员为用户分配了一

5、定大小的邮箱，每位用户要及时管理自己的邮箱，清除过时的邮件或将重要邮件下载保存到本地机器上，以确保留有足够的邮箱容量。（二）信息发布管理1、科技与信息中心负责OA系统信息发布栏目的设置与开发及信息发布。负责检查、督促栏目信息发布和更新。2、各部门根据职能分工负责职能范围内栏目的信息发布。发布的信息需经部门领导审核无误后，由本部门信息专管员发布。（1）公司办公室负责政策法规、规章制度、黄骅港信息、大事记、通讯录栏目信息的发布。（2）生产业务部负责生产信息发布。4、信息专管员不得发布与工作无关的信息。如

6、若出现，信息发布管理人员有权删除此类信息，并通知其部门负责人。5、信息专管员应及时发布、更新信息。逾期未更新的，信息发布管理人员有权通知其部门负责人。6、科技与信息中心信息发布管理人员定期向公司办公室提交各栏目信息发布情况汇报，以备考核。（三）应用安排　　1、自2004年7月20日起OA系统正式上线运行，实行无纸化办公。2、系统运行过程中出现的各种问题，包括栏目的添加与修改，应及时反馈到通信站。联系电话为：5388988。　　七、考核　　1、公司OA系统的应用由公司办公室负责考核。　　2、公司办公室

7、每季度将办公自动化的应用情况进行汇总，将其纳入考核。同时，将不定期通报各单位工作情况。　　八、附则（一）本办法由公司办公室负责解释。（二）本办法自发布之日起实行。