【9A文】会议沟通技巧

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1、【MeiWei_81-优质适用文档】会议沟通技巧【本讲要点】　　会议的安排　　会议的主持　　灵活地应对会议的困境导言　　在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。　　一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。”　　虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨　　大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可

2、以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。　　【自检】　　你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点？你的会议沟通表现是√否×1.总是在会议开始前3天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。2.当与会者询问议程安排时总是回答：“还没定呢，等通知吧”。3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确认。6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备

3、没有安排好。7.预先拟定邀请与会的人员名单，并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。8.自己记不清邀请了那些人出席会议，会议前才发现忘了邀请主管领导参加会议。9．会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。10．会议总是被一些跑题、多话者干扰，难以顺利进行。11．会议室布置恰当，令与会者感觉舒适又便于沟通。12．会议室拥挤不堪，令与会者感觉不快，大家都盼望着早点结束会议。　　以上12个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的行为表现，请给自己加上一分；你如果选择了题号是双数的行为表现，

4、请给自己减去一分。最后看看自己的总分吧！　　　　会议的安排制定议程安排1.充分考虑会议的进程，写出条款式的议程安排。2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调。【MeiWei_81-优质适用文档】【MeiWei_81-优质适用文档】3.整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序。4.把议程安排提前交到与会者手。挑选与会者1.首要原则是少而精。2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对执行决策做出承诺的人参加。

5、4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。适宜沟通的会议室布置1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。会议安排核查表检查项目具体工作负责人检查结果会议沟通目标会议

6、议程安排参加会议人员安排会议实物安排　　会议的主持　　(一)成功地开始会议　　和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键：如果你知道自己将会说些什么来作为开场白，你就会放松下来。更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议开场秘诀　　1．准时开会　　对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。在高速运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”也是毫不夸张的。对于会议而言就

7、更是如此，因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间，这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪，同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。　　2．向每个人表示欢迎　　用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的成员，让他们作向大家做自我介绍。如果他们彼此已经见过面了，也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。　　3．制定或者重温会议的基本规则【MeiWei_81-优质适用文档】【MeiWei_81-优质适用文档】　　会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不允许跑题”、“聆听每一个人

8、的发言”以及“每人的发言时间不能超过5分钟”这样的规定。如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持人强加给与会者的，效果要更好一些。你可以向与会者询问“我们都同意这些规定吗?”要得到每一个人的肯定答复，而不要想当然地把沉默当成是没有异议。　　4．分配记录员和计时员的职责　　如果可能的话，让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定。计时员负责记录时间并保证讨论持续进行，记录员则负责做会议记录。对于一些例行会议而言，不