办公室管理5实务内容与方法

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1、办公室管理实务工作内容与方法2021/7/151一、办公室实务的范围和内容——办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容2021/7/1521、我国办公室实务的主要内容⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）⑼接待工作（各种来访的接待）⑽协调工作（政策等）⑾督察工作（决议的实施）⑿日程安排（各种日程）⒀日常事务（

2、通讯值班）⒁办公室管理（环境等）⒂其它临时交办的事项以上除⑹⑽⑾项外，其余工作文员都会涉及到。2021/7/1532、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员

3、；21、搞好会务工作22、复印资料2021/7/1543、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。2021/7/155有专业人士认为：在秘书的工作中——文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%

4、2021/7/156总之：办公室是一个单位的综合部门,有大量日常事务工作,只有提高对日常事务的管理水平,做到多而不散,忙而不乱,有章可循,照章办事，才能真正提高办公室的整体效益。非常规工作：（突发、临时）办公室事务分为常规性工作：信息工作重点安全工作印信工作接待工作会务工作2021/7/157二、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第二、按照“优先顺序”处理工作第一：……第二：……第三：……先计划，再执行！2021/7/158第一、确定文员工作的指导思想——文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制

5、定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成。计划实施检查充分了解工作内容排定优先顺序选择工作方法分析实绩与计划的差异，并与以前的工作进行比较。依计划、按上司的要求进行。2021/7/159秘书如何办好领导交办事项（一）接受工作任务要弄清“三要素”１、内容——办什么事；２、时限——什么时间完成；３、要求——工作质量与注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。2021/7/1510（二）把握好办事“三形式”办事可能出现三种形式：1．单一办事——在同一时间内完成一项工作任务（专时专办重要的事）2．交叉办事——同时受领两项工

6、作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成（两不误，兼顾办）3．穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。（合理安排，提高单位时间效益）2021/7/1511（三）优化办事成果“三比较”办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是利利相交取于大利弊相交取于利弊弊相交取于小2021/7/1512（四）检验办事效率“三标准”秘书人员对领导交办工作，要学会进行工作效率自我检验，不断总结，提高办事效率。工作效率自我检验标准有三

7、：1．质量如何——是不是达到了领导要求的标准，有没有潜在的问题和漏洞；2．速度如何——有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．影响如何——办事全过程对社会、群众有没有不良影响。2021/7/1513（五）向领导复命“三注意”秘书接受的工作任务，要有头有尾完成，即跟到底，有反馈。工作全部结束或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不