电脑高手键盘操作技巧(二)

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1、按正常方式在Word中绘制出所需的表格，并输入有关原始数据。　　2. 将光标移至表格的D2单元格中（Word在定义表格中各个单元格的名称时采用了与Excel相同的方式，即第一列的各个表格分别为A1、A2、A3……第二列的各个表格分别为B1、B2、B3……D2单元格即表示甲车间全年产品销售额）。　　3. 执行Word“表格”菜单的“公式”命令，系统弹出“公式”对话框(如图1所示)。  图1 　　4. 单击“粘贴函数”下拉框，从中选择求和函数“SUM”。Word为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel的计算函数基

2、本一致，广大用户可根据需要从中加以选择。　　5. 此时Word“公式”对话框的“公式”栏中将显示出求和函数“=SUM()”，用户应在单括号内指定求和的范围(如表2所示)。在本例中，D2是由B2＋C2所组成，故我们应在括号内输入“B2:C2”。此后，“公式”对话框的“公式”栏此时就变成了“=SUM(B2:C2)”，它即表示D4单元格是B2和C2这两个单元格的累计值和（注意，用户如果高兴，完全可以省去第4步，而直接在公式对话框的“公式”栏中输入“=SUM(B2:C2)”字样，其效果完全一致）。-------- 6. 从“公

3、式”对话框的“数字格式”下拉框中选择或输入合适的数字格式，我们在此可选择“0.00”。　　注意，“公式”对话框的“数字格式”下拉框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的“0.00”即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。　　7. 单击确定按钮，关闭“公式”对话框。 表2 　　8. 此时，Word就会在D2单元格中插入一个“{=SUM(B2:C2)〕‘0.00’}”的域，并将其结果“2200.00”显示到用户的面前（注意，通

4、常情况下，Word并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果，用户若打算查看域代码，则可现行选定该域，然后按下Alt＋F9键，再次按下Alt＋F9将切换回计算结果）。　　9. 采用同样的方法为D3、B4、C4、D4等单元格中定义所需的计算公式。　　至此，利用Word的表格计算功能自动计算“产品销售情况表”的步骤即告结束，表格中的有关数据都由Word自动计算完成，我们再也不必借助于其它应用程序进行有关数据计算工作了，从而大大地方便了用户的日常操作。　　需要注意的是，Word是通过“域”来完成数据计算功能的，它并不是真正

5、的像Excel那样进行计算，因此当我们在表格中修改了有关数据之后，Word将不会自动进行刷新。为解决这一问题，我们可先行选定需更改的域，然后再按下F9键，Word即会更改计算结果。如我们在计算上表中的数据之后，发现甲车间上半年的销售额应为900（即需要将B2单元格的值修改为900），当我们进行修改之后，D2单元格的值不会自动发生变化，此时我们可将光标移至D2单元格中，然后按下F9键，让Word自动将单元格中的数据更新为2100，从而满足了用户的要求。另外，我们在执行打印操作时，只需单击“打印”对话框中的“选项”按钮，然

6、后复选“更新域”选项，此后Word在打印前会自动更新所有的“域”，这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。　　从上面的介绍中可以看出，尽管Word不具备真正的数据计算功能，但通过它的“域”处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用Windows操作系统的出现，使鼠标成为电脑必备的输入设备，它将复杂的命令行输入方式，变得简单而轻松。但是鼠标也不是万能的，特别是在进行一些特定的操作时，使用快捷键更方便一点，以下就是和Shift有关的一些快捷键，合理的利用这些快捷键可以提高工作的效率。以下

7、技巧如不加特殊说明，都适用于Win9x/ME/2000下。选择多个文件、文件夹：　　要选择多个文件时，先选中首文件，然后按住Shift选择最后一个文件，这样这两个文件之间的文件将全部被选中，你还可以利用Shift和方向键进行选择。此快捷键在资源管理器、对话框中都适用，同时也适合于文件夹的选择。彻底删除文件、文件夹：　　在删除文件、文件夹时，按下Shift＋Del组合键，确认回车，可以直接删除文件，而不是将文件放入回收站。关闭所有文件夹窗口：　　如果你打开文件夹的是，选择在不同窗口打开不同的文件夹。按住Shift键后单击

8、关闭按钮将关闭该文件夹窗口及其所有上级文件夹窗口。 在打开文件时按住Shift键，可以将文件在新的窗口打开。跳过启动程序：　　在Win98启动时按住Shift键直到启动完毕，可取消自动启动程序功能，并且跳过硬件检测，达到快速启动。去掉CD自动播放：　　在放入CD光盘时按住Shift键，可以去掉其自动播放功能。快速重新启动：　　在关