HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧

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1、HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧HR人士在日常工作如制作加薪通知单，打印工资单，这些都可以可以通过Word的邮件合来提高工作效率。在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，会用到邮件合并操作。以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下：1.打开Word2010文档窗口功能栏点击“邮件”----“开始邮件合并”----“邮件合并分步向导”。2.打开“邮件合并”任务窗格----“选择文档类型”---“信函”单选框----单击“下一步"正在启动文档”超链接-----选择目标路径下的Excel文件数据，并在目标

2、数据文件打开时，选择目标标数据文件中的需要操作合并的源数据的工作表。注意只能选择一个工作表。41.直到单击“下一步：撰写信函”超链接，在信函中根据需要撰写信函内容的文字，撰写文字完成后，插入合并域，单击“下一步：预览信函”超链接，可以预览邮件合并后的结果。单击“完成并合并”---“编辑单个文档”---在打开的“合并到新文档”对话框中----可以选中“全部”、“当前记录”单选框或者指定邮件合并的范围---单击“确定”按钮，将合并的内容根据内容存成文件。再根据需要打印或者发送。Word2010邮件合并的一些操作技巧1.在生成新文档把生成的数据紧密排列？不是一页只有一条

3、数据在开始邮件合并里面选目录,就可以把生成的数据紧密排列的效果.选择信函的时候是一页一条数据.2.邮件合并，每页自定义设定选定条目的源数据选择信函，合并成文档后，看到的是每行EXCEL中的数据占一页，如果需要设定一定数目的EXCEL源数据在一页上，把第一行的数据链接设置好，复制在一页上，再在第二记录开头“插入Word域”的“下一记录”。如下图：43.邮件合并日期格式问题，需要按照按年-月-日显示邮件合并后希望日期格式显示为：年-月-日，如：2012-12-25。不能按word的日期显示，用{MERGEFIELD"入职日期"@"YYYY-M-D"}可以解决问题。从

4、根源上解决此问题的办法是：更改区域选项中短日期格式，即控制面板—>区域和语言选项—>选择英语(美国)进行自定义—>修改日期中短日期格式设：如"yyyy-MM-dd"。4.邮件合并MERGEFEILD修改插入域的格式修改插入域的格式：在域代码编辑状态下，修改域代码的字体大小等格式，之后在域代码中写入{MERGEFIELD"name"*charformat}５.邮件合并MERGEFEILD修改数据源的格式：小数{MERGEFIELD"number"#0.00}货币{MERGEFIELD"number"#￥###,##0.00}电话{MERGEFIELD"phon

5、e"####'-'####'-'####}日期{MERGEFIELD"date"@YYYY年MM月DD日}，备注：M必须是大写的得出结果为小写"2012年12月25日"日期{MERGEFIELD"date"@EEEE年O月A日}，备注：得出结果为大写"二〇〇七年十月二十九日"百分比{={MERGEFIELD"number"}*100#0.00%}６.含有选择条件的邮件合并数据源：（Hiredate入职日期必须为可识别的日期格式)显示入职日期在1月份的人的姓名和入职日期：4{if{MERGEFIELDHiredate@"MMMM"}="January""{

6、MERGEFIELDName}{MERGEFIELDHiredate}"}{if{MERGEFIELDHiredate@"MMMM"}="4""{MERGEFIELDName}{MERGEFIELDHiredate}"}７.邮件合并操作的一些快捷键Alt+F9----域代码编辑快速切换Ctrl+F9----快速插入域，需写入域代码，域代码修改后，点预览下一条记录８.邮件合并操作域代码中"0"和"#"的区别域代码中"0"和"#"的区别：0不足位补0，#不足位补空格AnnieLi总结癸巳正月天津4