【7A文】行政专员岗位职责.doc

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1、【MeiWei_81重点借鉴文档】行政专员岗位职责1.负责管理考勤，统计出勤情况。2.负责办公用品及办公设备的采购、管理。3.负责办公条件及办公环境的维护。4.负责公司车辆管理，合理调度使用，控制油耗。5.负责各部门之间的协调，并监督各管理制度的执行，收集执行情况，从公司的实际出发，不断进行完善。6.负责组织召开各部门周例会，联络公司各部门的工作进展情况，收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。7.负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作，执行并完善相关制度及流程。8.负责人事档案的建立及管理。9.负责办理经公司批准的员工保险等福利。10.总经理交办的其他工作

2、。一、考勤管理管理考勤，员工上下班应打卡，考勤记录原则上以打卡机数据为准。由于特殊原因无法正常打卡者应补办《未打卡说明单》经其上级主管签字确认生效，作为出勤依据。长期驻外项目部人员考勤应指定专人负责记录，经项目经理签字后交行政部进行统计。出差人员应及时填写《出差复命报告》，以报告上的日期作为出勤依据。加班、请假需提前向上级主管申请，并填写加班、请假单，经主管批准后交行政部留存。月初统计上月考勤，下载考勤机数据进行核对。将加班、请假单、未打卡说明等、项目部考勤附后，经总经理审批后交财务进行核算工资（第一周完成）。位置：考勤统计表：F盘/绩效考核/考勤/20RR考勤统计加班、

3、请假单：F盘/常用表格/加班、请假单【MeiWei_81重点借鉴文档】【MeiWei_81重点借鉴文档】存在问题：人工记录考勤，考勤机未得到合理利用，有特殊情况没打卡者没有相应手续。项目部不提供考勤记录。解决措施：将在职员工指纹重新录入编号，开会重申考勤制度，按制度执行、管理。二、办公用品/设备采购及管理1.采购：由各部门提出申请，行政统一购买，每月一次。购买后及时办理入库，填写入库单，将第二联交财务。2.管理：严格执行《办公用品管理办法》，领用办公用品应及时登记，月末对办公用品进行盘点，统计当月出库量。列入当月行政支出明细。位置：F盘/常用表格/办公用品盘点表。三、办公

4、条件/环境维护1.保证公司通讯、网络的正常使用。月底查询话费记录及通话记录，检查是否存在异常情况，按使用情况缴纳电话费。网络宽带如出现异常情况应及时与维修处联系，排除故障。2.缴纳公司房租、水电、物业等费用，对水电使用进行合理控制，杜绝不必要的浪费。3.每周最后一个工作日下班之前安排各部门进行大扫除。可回收废品（报纸、纸箱等）定期处理，回收所得上交财务。四、车辆管理1.合理安排用车，要求用车部门提前申请，下班后要求车辆停回指定位置并交回钥匙。2.每周检查出车记录及加油记录，与中石化打印的加油明细进行核对，月末对各车辆的油耗进行统计分析，检查油耗是否存在异常（车辆原因或人为

5、原因），保证油费不外流。将此项计入司机岗位考核内容。做当月车辆费用报表，交王总审核。位置：F盘/常用表格/车辆管理/车辆费用统计表3.车辆加油使用加油卡，原则上不允许使用现金加油。油卡余额不足时，应及时向总经理提出申请进行充值（支票转账）。4.建立车辆档案，安排司机办理车辆的年检、保险、保养维修等事宜。五、例会/周报1.组织并参加各部门周例会，原则上定为每周最后一个工作日，可根据实际工作安排进行调整，严禁拖延至下一周进行。【MeiWei_81重点借鉴文档】【MeiWei_81重点借鉴文档】了解公司各部门的工作进展情况，收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。关

6、注员工工作状态及态度，给与部门经理合理建议，协助部门经理对考绩“基础考核”进行评估。例会内容：①对本周工作进行总结：团队及个人的目标是否实现，分析表现、原因、及改进措施。在解决问题的能力上有何进步（精进目标），工作范围的界定与高质量完成目标之间是否存在冲突。由部门经理根据每人的工作内容完成情况进行评价打分（月底将每周打分结果进行综合评价组成月考核“任务考核”项）。②制定下周目标：部门经理根据月计划合理安排下周工作，制定出每项工作的结果、标准、时间，对人员及工作任务进行协调安排，要求具体、明确。每位员工明确各自的本周工作任务后，分析在实现上是否存在困难，对需要的配合与支持进

7、行沟通。2.每人于每周最后一个工作日提交周报表，由行政进行汇总发至王总邮箱。3.每周组织各部门经理进行一次碰头会，沟通各部门之间须协调事宜。存在问题：财务部目前不开例会，平时工作中进行沟通。销售部刘、冯转到工程部后项目由霍一人负责，基本上也在平时工作中进行沟通。工程部例会有拖延现象，目前彭总负责，居存在卸包袱的状态，是否应要求居学习？想要每个人知道周例会的重要性与好处，合理的利用例会对工作进行改善，首先得部门经理对周例会有足够的认识，重视周例会。六、培训1.按照公司发展方向及针对员工需求按季度制定培训规划，力求公司与员工同步发