材料出、入库与报销管理制度

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1、材料（零件）出、入库及报销管理办法加强材料（零件）管理是保证生产顺利进行，降低产品成本，节约流动资金，防止资产流失，准确核算企业产品成本的有效途径之一，材料（零件）从购入，到投入生产，转移到产品成本中去，组成产品的一部分，要经历“购入、检验、入库、领用、销售”等过程，因此加强材料（零件）核算的管理，是如实反映材料采购收发、保管和使用情况,明确经济责任,严格执行材料采购、领用、审核等手续制度的重要手段。现对材料（零件）的购入、待验、入库、出库（领料、委托加工、销售）、报销五个环节制定管理办法。第一节购入的管理【1】材料（零件）的外部采购应根据销售计划编制生产

2、计划，根据生产计划在ERP系统中录入采购订单，各采购员依据采购指令进行采购，一方面要保证生产所需，按时、按质、按品种进行采购，不能超计划入库，另一方面又要将库存资金压低到最低限额，以加速公司资金循环。【2】对从市场购入的同一材料（零件），必须做到货比三家，物美价廉。【3】材料（零件）的合同，按《华阳电器公司经济合同管理规定》签订，数量根据生产计划进度，按月或生产需要，价格以合同签订的核价单为依据，生产部综合计划科根据合同规定的数量、价格及质量要求购入，对生产计划进度有变化的，应及时与供货单位取得联系变更有关合同。第二节待验库的管理材料（零件）购入，先入待验

3、库，在待验库的材料（零件）意味着材料（零件）尚待检验，未确定是否合格，因此，材料（零件）到达待验库后，对待验库的材料（零件）有以下要求：【1】材料（零件）到达待验库后，待验库保管员与主管计划员应立即检查、清点数量、分类，并挂上待验标识后，待验库保管员根据采购订单编制到货单及审核。7【2】主管计划员立即提交办理材料（零件）的复验手续。【3】检验合格后，主管计划员及时在ERP系统中办理入库手续即生成采购入库单。【4】如果复验不合格需退货的，待验库保管员应及时告知各主管计划员，并在ERP系统中录入到货拒收单，以便退货；【5】如果复验不合格需办理代料使用的，主管计

4、划员需办理手续，并将采购订单变更未已同意使用的材料后，主管计划员再在ERP系统中办理入库手续即生成采购入库单。【6】严禁在待验库中的材料（零件）流入生产现场。第三节材料（零件）入库的管理材料（零件）复验合格后，应办理从待验库进入材料（零件）库房的手续，即办理入库手续，因材料（零件）收入的渠道，有外部采购、委托加工材料入库、自制零件，和废料交库，现对材料（零件）采购入库中外部采购材料（零件）的入库、委托加工材料入库、生产自制零件的入库和废料交库的管理，做以下要求：一、外部采购材料（零件）的入库【1】材料（零件）购入在待验库复验手续合格后，材料（零件）转入材料

5、（零件）仓库，同时主管计划员必须及时在ERP系统中根据到货单或采购订单办理入库手续即生成采购入库单，材料（零件）仓库保管员在收到材料（零件）时对数量及合格证复查，12小时内对收到材料（零件）的采购入库单进行审核，如不符，12小时内通知主管计划员进行处理，未审核的单据不能超过12小时，注意：每月25日入库的单据，保管员的审核日期一定是25日的时间。【2】入库单一式四联，第一联报销联（白色），第二联财务部作为材料核算的原始凭证联（红色），第三联库房留存备查联（蓝色），第四联综合计划科计划员备查联（黄色）。【3】单货同行，首先先检验发票与货物是否一致，发票、材料

6、（零件）已到，复验手续合格后，必须按时办理入库手续。7【4】发票未到，材料（零件）已到，复验手续合格后，也必须按时办理暂估入库手续，采购员应及时向供应商索取发票。【5】发票已到，材料（零件）未到或复验手续不合格，不能办理入库手续。【6】保管员有权拒绝签收材料（零件）未到或材料（零件）复验手续不合格的入库单，否则造成的一切经济损失由保管员承担。【7】由于种种原因，已办理入库的材料（零件）需要退货，有以下处理方式：入库单财务已记账，计划员应参照采购订单办理采购退货单，并生成红字入库单，同时，在备注拦内应注明退回原因。在报销时，将红字入库单和蓝字入库单的报销联一

7、起交财务科结算，或蓝字入库单到财务科已结算完毕，红字入库单必须及时开具红字发票结算或冲下批蓝字入库单的发票一并到财务科结算。二、生产自制零件的入库【1】根据生产订单，各车间将生产的合格零件办理入库手续。【2】根据生产订单，各承制车间编制产成品入库单，保管员审核零件已合格的产成品入库单，并打印产成品入库单后，由保管员、各承制车间签字，保管员接受入库零件。四、废料的管理【1】废料是指工业企业生产过程中，所产生的边角余料和不可修复的废品残料以及报废的固定资产的残料等。A．对回收后可以利用的废料，则应按他们的用途分别回收办理入库。B．对回收后不能利用的废料，由各车

8、间负责回收进行归类、整理、建帐。C．废料由综合计划科统一负责出售，