如何传送有效率的电子邮

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1、如何傳送有效率的電子郵件張慧海2007/7/26課程大綱身處這個垃圾郵件泛濫的時代常見E-mail錯誤寫法講解如何正確寫好E-mail如何有效處理E-mail案例討論輕松一刻這個垃圾郵件泛濫的時代現代人無可避免的陷入了所謂的「無所不在的連結」的迷思2.電子郵件，包括手機、即時簡訊﹐這些科技讓我們可以即時的溝通，我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須回應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。錯誤1---無主旨后果﹕a.嚇人一跳b.不易引起受件人注意﹐延誤處理時間﹐甚至被當作垃圾郵件（或病毒）直接刪除錯誤2---錯

2、別字后果﹕a.詞不達意（如果是合約﹐問題更嚴重）b.顯示文字功底不深c.暴露個性上的粗心大意錯誤3----不分段后果﹕a.收件者腦袋發大﹐不想看b.不想看﹐當然也就不會回復c.被直接刪除的可能性最大錯誤4---語氣夸張表現﹕頻繁使用粗體字﹐感嘆號﹐紅色字后果﹕a.反映出寫信者EQ不穩定b.讓收件者覺得對方張著血盆大口在吼叫c.不良情緒傳染給收件者﹐影響處理效率錯誤5---附件一堆后果﹕a.反映出寫信者無任何歸納能力﹐只會提供原始數據給人參考b.收件者根本不知發信人想表達的意思c.結果也是十有八九被當垃圾郵件﹐直接刪除錯誤6---發信給不相關者后果﹕a.浪費別人時間﹐經常

3、這樣﹐別人會認為來自你的信件﹐通常都可讀可不讀﹐長此以往﹐你的信都會被排在最后處理b.因為有很多收件者﹐所以每個人都以為另外的人會回復﹐結果就是無人回復c.請不要輕易按全部回復按鈕﹐更不要出現To:華騰電子Cc﹕乾坤科技的信件錯誤7---喜歡副本給高階主管后果﹕a.浪費主管時間b.引起收件者反感c.讓主管覺得你缺乏水平溝通的能力﹐只會垂直溝通錯誤8---意思含糊﹐制造歧義后果﹕讓對方看得一頭霧水的同時﹐自找麻煩如何正確寫好E-mail---1除了避免以上8大錯誤外﹐記得以下几點﹕a.最容易閱讀、理解、與回覆的信件，最吸引我的注意1).每一封電子郵件的內容大約在8到12句

4、的範圍內2).超過20個字就應換行3).如果超過3行必須空行如何正確寫好E-mail---2b.收件者﹕1).收件者要盡量少﹐不要給不相關的人2).請對方幫忙時﹐不要副本給對方的主管﹐除非你認定這個人不會幫忙﹐需要他的主管監督3).請對方幫忙時﹐可副本給自己的主管4).向對方致謝時﹐記得給對方主管如何有效處理E-mail---11.先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。如何有效處理E-mail---22.開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內（例如2星期內）你必須完成的工作，否則就可以

5、直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。如何有效處理E-mail---33.現在你的信箱應該只剩下25％的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25％的信件。你必須判斷這封信件：a.是否與你現在的工作內容有關b.是否有提到你必須完成哪些事c.是否有說明應達成什麼樣的目標d.是否有列出可使用的資源如何有效處理E-mail---3如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方盡快回覆以上的問題。經過以上三個階段的步驟，你應該可以成功的刪除90％的信件。案例討論----溝通的迷思公司某單位來了一位新人，該單位經理發了一封介紹新人的email給在同一樓層的同事。當

6、天下午，有人回了一封email給該經理，email上只有一行簡單的字：『某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！』Email的下方還附有原始的新人介紹文字。假設你是那位經理﹐看到這行字後的直覺反應是什麼？你會帶新人給那人看嗎﹖案例討論----溝通的迷思請看某人回mail的真實意思﹕只是想單純多認識一個朋友而已，沒有其他意思！案例討論----溝通的迷思那位經理的感覺他又不是我主管，不知道為什麼還要我個別為他介紹！★收件者與發件者的理解大相逕庭案例討論----溝通的迷思其他人的反應語氣有點命令的味道，應該是另一位位階較高的主管想要認識新人吧！★這樣的反應與某人的原意也不同。案例討

7、論----溝通的迷思很顯然，以這次溝通事件為例，在溝通的這一端與那一端，我們常會『高估了自己的理解力，低估了別人的誤解力』在日常近距離一對一的溝通上，這種看不到表情，聽不出感覺的email，有時卻成為一種我們逃避溝通的工具，也構成了同事間更大的疏離感。案例討論----溝通的迷思所以﹕當你可以打電話時，不要用email當你可以面對面講話時，不要用電話當你可以用手拍對方肩膀時，不要用嘴巴請不要再以為別人都看得懂你的e-mail。輕松一刻---有e-mail我会成为Intel的清洁工有一个没有工作的人到Intel去找一份清洁工的工作。经过面试和