正确认识公文的“签发”与“签发人”

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1、正确认识公文的“签发”与“签发人”来源:：应用写作杂志《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。”“上行文应当标注签发人姓名。”公文签发是公文生效必备的条件，“请示”“报告”“意见”等上行文应当正确标注“签发人”。在实际工作中，有的对“签发”要求认识不清，有的对“签发人”意义认识不到位，有的该标注却不标注“签发人”，有的乱标注“签发人”，甚至错把“签发”行为当作“签发人”使用。一、认清“签发”与“签发人”的概念《条例》规定，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序

2、。可见，“签发”是公文拟制过程中的一个必备程序。所有公文应当经本机关负责人审批签发，不论是上行文、下行文还是平行文，也不管是什么文种，任何公文都必须履行“签发”的相关程序和手续。“签发”是领导人行使职权的一种行为，是公文处理的一个过程和必备环节。公文一经领导人“签发”，就意味着该公文已经产生法定效力。“签发人”是公文格式的18个要素之一，是上行文中的文面格式的必备要素之一。“签发人”的标注要考虑公文的行文关系，同时也要考虑公文文种问题，它的标注通常只能在特定的公文文种中进行。实际上，标注签发人姓名仅仅针对“请示”“报告”“意见”文种的上行文而言

3、。“签发人”是上行文的必备格式要素，它体现的是单位领导人对上级机关负责的一种形式。二、公文“签发”有什么要求公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。1.依权限签发。机关负责人只能签发自身权限所及的公文，对自己职权范围内的公文负责。内容重要、涉及面广、对全局工作有普遍指导意义的普发性公文，以及报上级机关的“请示”“报告”“意见”等，由机关主要负责人签发。属某方面工作的公文，由机关主要负责人或经授权的其他负责人签发。2.负责任签发。机关负责人要充分认识签发公文所承担的责任，在签发前，应对文稿作全面审核

4、，进行必要的修改、纠正和补充，并对密级、公开属性进行审核，确认无误后签发意见。签发意见要具体，态度要明确，如明确地写上“发”“可印发”“同意印发”或“清稿后发”等具体发文意见。3.按程序会签。涉及多个机关工作的联合发文，应做好会签工作，使各机关负责人均履行签发手续，承担相应责任。会签要注意时效，主办机关应主动做好与会签机关的衔接，对未及时会签的要催办。4.按格式签发。机关负责人应在公文处理单（发文办理单）“签发栏”内签署意见、姓名和完整日期，联合行文时，会签机关在“会签栏”内签字。签发时应使用钢笔、毛笔、签字笔和耐久的碳素墨水（墨汁），不能使用

5、铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。三、哪些公文需要标注“签发人”《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名。”《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—2012，以下简称《格式》）规定“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”《格式》“式样”公文首页版式图4附有“签发人”标志。带有“签发人”标志的公文首页版式式样，我们习惯上把它称为“上行文格式”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。作为下行文、平

6、行文的公文文种，诸如通知、通报、函等，不属于上行文范畴，不适合使用“上行文格式”的版式式样，不应该出现“签发人”的标识区域，也就是说不应该标注“签发人”字样及其姓名。《格式》要求，对一般格式的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。而对上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。这也说明在缮印时标注“签发人”及其姓名只针对上行文。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国

7、行政首长负责制的需要。四、谁是“签发人”按《条例》规定，上行文由机关主要负责人签发。这是对公文签发的要求，也是对“签发人”标注的一种要求。对上行文来说，“签发人”标识区域内出现的姓名，应是发文机关的主要负责人。所谓“主要负责人”就是指机关的正职或主持工作的负责人，也是通常意义上的单位“一把手”。“签发人”标识区域内的领导人姓名应是单位“一把手”的姓名。“主持工作的负责人”是指在正职缺位的情况下，由某一副职领导人主持工作（即实际上的“一把手”）。不能把“主持工作的负责人”理解为一般意义上的副职领导人，因为在一个机关里，“主持工作的负责人”只能有一

8、位，而一般意义上的副职领导人在不少机关却有多位。《条例》规定，党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有