档案管理系统辅助立卷操作流程（教学类）

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1、《档案管理系统》辅助立卷操作流程（教学类）一、登陆《档案管理系统》打开IE浏览器，在档案馆主页上点击“档案管理系统”，输入用户名和密码（用户名为工号，初始密码为888），进入档案管理系统。第一步第二步图1.1第一步先单击“待办事宜”选项卡，第二步在左边任务列表中单击“电子文件移交”（图1.1），即可进入文件库选择页面。以“教学档案——传统立卷”为例单击“打开”按钮，进入档案立卷操作界面（图2.1）。单击二、录入案卷级目录信息12图2.1（一）、添加案卷目录在“档案案卷库”选项卡中（图2.1）单击“添加目录”，进入案卷级目录输

2、入页面（图2.2），输入以下项目：输入文字图2.2其中“*”项为必须输入项目，具体说明如下：年度文书类案卷填写文件材料的发文年度。成绩和学籍卡类案卷填写立卷年度密级可选择下拉菜单填写本卷内文件的最高密级（如无法确定先选“内部”）分类号请联系业务指导老师咨询相应案卷分类号。归档单位可选择下拉菜单填写立卷单位的全称，如“电子信息工程学院”案卷号根据案卷的顺序编号，在同一组案卷中不能重复编号立卷人责任立卷者姓名案卷题名案卷标题，应当准确概括本卷文件的主要执法机关、内容、文种。文字应力求简练、明确立卷日期立卷完成的日期，以8位阿拉伯

3、数字标注年月日，如“20130504”12第一责任者对档案内容进行创造或负有主要责任的团体和个人，团体名称应写单位全称备注其他需要说明的项其他责任者对档案内容进行创造或负有次要责任的团体和个人载体类型可选择下拉菜单填写立卷档案的载体形式，如“纸质”，“电子”，“光盘”等起止日期应填写案卷内文件形成的最早和最晚时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，之间加“～”，如“20120115～20121225”学历性质可选择下拉菜单填写立卷档案涉及到的学历，如“本科”，“硕士研究生”，“博士研究生”，“专科”，“预科”总页数本卷文件材料的总

4、页数专业填写立卷专业的全称，如“化学工程与工艺”总件数卷内文件材料的总件数主题词若文件附有主题词，需照实录入保管期限可选择下拉菜单填写立卷时划定的案卷保管期限，如“永久”、“30年”或“10年”卷内说明填写卷内文件缺损、修改、补充等情况表2.1表格内所有录入项请尽量填写完整，如确实没有可填内容，也可空缺不填。检查以上信息的准确性，无误后，点击“确定”。（二）查看、修改和删除案卷目录单击12图2.31.查看目录。单击鼠标选定需要查看的条目，在“档案案卷库”选项卡中（图2.3）单击“查看目录”，即可回到图2.2，点击“返回”。2

5、.修改目录。单击鼠标选定需要修改的条目，在“档案案卷库”选项卡（图2.3）中单击“修改目录”，即可回到图2.2，对错误著录项进行修改后，点击“确定”。3.删除目录。可单击鼠标选定需要删除的条目，在“档案案卷库”选项卡（图2.3）中单击“删除目录”，点击“确定”即可。三、录入卷内文件级目录信息第二步第一步图3.1先单击鼠标选定一条档案案卷库目录，然后单击“卷内文件库”选项卡，即可进入此案卷的卷内文件级目录信息操作界面（图3.1）。（一）、添加卷内文件目录图3.2卷内文件目录的添加方式有两种，一种是手动逐条录入，另一种是批量导入

6、。下面分别介绍这两种方式1.手动逐条录入。手动逐条录入的方式与案卷目录录入的方式基本一致。在“卷内文件库”选项卡（图3.2）中，单击“添加目录”，即进入卷内文件目录输入界面（图123.3），输入以下项目：图3.3其中“*”项为必须输入项目，具体说明如下：年度文书类案卷填写文件材料的发文年度。成绩和学籍卡类案卷填写立卷年度出生日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如“19930504”分类号请联系业务指导老师咨询相应案卷分类号。籍贯注意顶格输入，中间不要留空格卷内顺序号以卷内文件排列先后顺次填写的序号，即件号。在同一案卷的卷内中不能

7、重复编顺序号入学日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130904”文号文件制发机关的发文字号，注意年度用斜角方括号，如〔2008〕毕业日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130701”题名即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加[]号院（系）可选择下拉菜单填写院（系）的全称，如“电子信息工程学院”12责任者对档案内容进行创造或负有主要责任的团体和个人，即文件的署名者，团体名称应写单位全称专业填写教务系统中的专业全称，如“化学工程与工艺”，中间不要空格日期文件的形成时间，以8为阿拉

8、伯数字标注年月日，如“20130504班级填写教务系统中的班级全称。注意顶格输入，中间不要留空格页数填写每份文件的页数学历可选择下拉菜单填写学历，如“本科”，“硕士研究生”，“博士研究生”，“专科”，“预科”页号填写每份文件首页所对应的页号；最后一份文件，填写该文件起止页号，起止页号之间用