山东建筑大学档案

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1、山东建筑大学档案实体分类法编号方法编制说明（讨论稿）一、编制目的为了实现我校档案实体分类，编号，排架，检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，更好的为学校的教学，科研和其它各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，制定本方法。二、编制原则1.本方法以国家有关档案工作法规，标准为根据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般好具体。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容；按照高等学校档案形成的领域范

2、畴将形成于同一活动领域的档案作为整体归于相同类别充分反映高等档案形成的规律，内容和特点，并具有相对的稳定性。2.一级类目的设置全部依照《高等学校档案实体分类法》；二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》，个别类目有所调整，增加了二级目录名称序号。细分时力求做到准确，简明，方便和实用。三、体系结构和档号的编制1.体系结构（1）一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十三个一级类目，其名称，标识符号和内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的

3、文件材料。XZ行政：主要包括行政职能部门（教务，科研，产品生产与科技开发，基建，设备，外事，财务，出版等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的材料。JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。25SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节中形成的文件材料。CB出版：主要包括出版工作中管理和出版活动过程中形成的文件材料。WS外事：主

4、要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。CK财会：主要包括财务管理和会计核算活动过程中形成的文件材料.SX声像：声像档案是指学校各级组织和个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值，以电子、光盘、照片、胶片、录音、磁盘等不同载体为记录形式的材料。RW人物:人物档案是指在学校工作或曾在学校工作过的国内外知名人士，在其教学、科研、党政管理及社会活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。SW实物:实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌，对学校和社会有珍藏和利用价值的

5、特定有型物品。ZD重大活动专题：重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。一级类目的标识，采取类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母，如上所示。（2）二级类目名称序号的标识采用“双位制”，如“综合”为“11”其余二级类目依次为12.13·······99。2.档号编制、模式和标识（1）档号包括年度号，分类号，案卷号三部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一，二级类目代号组成，也可仅由一

6、级类目组成。（2）档号模式为：年度号+分类号+案卷号。（3）档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号，分类号，案卷号之间用连接符号“—”连接。例如：2013年内容是行政类人事管理的本校规章制度第一卷，可标为2013—XZ12—1。（4）25档案的实体排架，原则上按年代，一级类目纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找，可不考虑保管期限，按永久，长期，短期依次排列。四、各类档案类目设置，标识与归档范围1、DQ党群类二级目录：DQ11党务综合DQ12纪委、监察DQ13组织DQ14宣传教育DQ15统战DQ16

7、工会DQ17团委党群类档案档号编制模式如下：2013—DQ11—1～n案卷号二级目录一级目录（年度号）25附件:山东建筑大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号类目名称保管期限1有关上级党组织关于党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）;有关校领导分工的文件材料等。长期2学校党代会有关文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；永久大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）会议简报、会

8、议情况、反映记录、小组会议记录等，提案及办理情况。长期（3）参考文件；工作人员名单；工作证，代表证，列席证及选票式样。短期3学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　永久4党委工作计划、报告（包括