材料采购订单管理流程

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1、XX公司内控文件材料采购订单管理流程1．目的此流程规范了采购订单的签订与管理行为，确保了采购订单的有效性，并且保证有效订单完整正确的录入供应链系统。2．适用范围此流程适用于材料采购订单的管理，分为原材料和辅助材料的采购，原材料主要包括铜包铝母材，辅助材料主要为生产燃料、拉伸油、托盘和包装物等。本流程涵盖了签订采购订单相关的信息流、单据流。3．流程责任人采购部长负责本文件的有效性。4．相关文档l《生产计划》—根据公司实际情况设计。l《采购申请单》l《供应商基本信息表》l《材料价格清单》l《采购订单

2、》l《公章使用登记表》l《逾期订单统计表》—根据公司实际情况设计。-9-XX公司内控文件1．流程说明编号步骤说明部门人员控制活动1.提出采购申请1.1采购申请生产部统计员根据《生产计划》中的材料需求进度，以及现有的库存情况填写《采购申请单》，申请进行材料采购。原料采购申请必须在需求日前30天提出，辅料采购申请必须在需求日前15天提出。申请单中必须注明材料的代码、名称、规格、数量和需要到货的日期，统计员填写完备后后递交生产部长进行审批。生产部统计员2处理采购申请采购申请的审批生产统计员将《采购申请

3、单》后附《生产计划》递交生产部长进行审批，生产部长根据《生产计划》检查采购申请是否符合计划要求，同时与库房核实库存情况，检查无误后在《采购申请单》上签字确认，返还生产统计员。统计员将经审核的《采购申请单》复印一式两份，原件递交采购部采购员进行订单处理，复印件与《生产计划》一并归档，同时更新《生产计划》中的已采购信息，作为日后审核采购申请的依据。若生产计划发生变更，销售部、车间或其他相关需求者应及时通知生产统计员，以便统计员根据新的需求及时调整采购申请的时间和数量。生产部统计员生产部长审核3.提出

4、采购订单-9-XX公司内控文件3.1检查采购申请采购部采购员检查《采购申请单》是否由生产部长签字确认，检查无误后，采购员方可进行供应商的选择和定价。采购部采购员检查3.2确定供应商和采购价格考虑采购类别、交货期等因素后，采购员从《供应商基本信息表》中选择供应商并确定采购价格：-原材料（铜包铝母材）：采购员与多个同类合格供应商进行沟通，综合考虑其当时的供货能力、供货速度、加工费以及运费等因素后，选取一家作为本次采购的供应商；采购员根据《采购申请单》的需求数量和现货市场价格；-辅助材料（油剂类、化学

5、类）：采购员向首选供应商索取报价单（采购部对辅料供应商根据价格质量等因素，确定首选供应商，在《供应商基本信息表》中记录，并按季度进行评价更新），并要求其在报价单上签字盖章，采购员根据存档的《材料价格清单》对报价单进行审核，分析价格波动是否合理，对不合理的报价与供应商进行议价或在其它同类合格供应商中进行选择；-辅助材料（劳保类等小件辅料）：采购员要求供应商每季度提供产品的完整报价单并加盖印章，由采购部长审批后在《材料价格清单》中进行记录；每次下订单前，采购员根据《材料价格清单》与供应商口头确认价格

6、是否有变动，对于材料单价变动幅度低于1％时，不必重新进行报价，变动超过该标准时，供应商应重新提供加盖公章的书面报价单。采购部采购员采购部长采购总监审核检查审核-9-XX公司内控文件《材料价格清单》每个季度由采购员根据所取得的供应商的最新报价单进行更新维护，采购总监对清单的维护进行监督并审核。确定供应商和采购价格后，采购员将供应商信息、采购单价和总金额填入《采购申请单》中相应位置，将填写完备的《采购申请单》和相应报价单递交采购内勤进行订单处理。3.1生成/索取采购订单采购内勤根据填写完备的《采购申

7、请单》和报价/锁价单，在1个工作日内准备采购订单：-采用供应商格式订单：采购内勤通知供应商传真加盖公章的《采购订单》，与报价单核对一致后，将采购信息（供应商名称、物料代码、物料名称、数量、单价、供货方式、付款条件和售后服务条款等）录入供应链系统中的《采购订单》，将供应商订单和《采购申请单》一并递交采购部长审核，待审核通过后由印章保管员加盖公章回传至供应商执行订单（转步骤4.1）；-采用利华格式订单：采购内勤根据《采购申请单》信息在供应链系统中录入订单并打印，与报价单和《采购申请单》一并递交采购部

8、长审核，待审核通过加盖公章后传真至供应商进行确认签订订单（转步骤4.2）；-无需签订订单的材料采购（劳保用品等小额辅料）：采购内勤根据报价单和《采购申请单》信息在系统中录入《采购订单》并打印，注明“非正式”订单，与上述材料一并递交采购部长审核，待审核后录入《材料采购统计表》中进行来料跟踪（转步骤4.3）。采购部采购内勤-9-XX公司内控文件4.审核采购订单4.1审核采购订单–供应商格式订单a).审核订单条款：采购部长首先审核供应商的订单条款是否符合规定：-采购订单基于已签订的框架合同基于框架合同