档案规范管理制度

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1、广西**投资集团有限公司档案管理规范一、总则（一）目的为规范集团公司各类文件资料档案的分类、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借、利用、销毁等管理工作，特制定本规范。（二）档案的管理机构及其职责划分1、文书、资料结案后，原稿由公司行政/人事部所辖档案室归档。档案室的主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对本公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好本公司各类档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。2、各经办部门或个人视实际需

2、要，经有关领导批准后可留存相关文书、资料和影印本。3、**投资集团公司所属分公司的档案分类目录及编号原则由集团公司行政部门统一制定。4、各部门、分公司由于本单位业务过程中形成的各类文件资料，妥善管理，并将目录及内容分类统计好，须不定期上报集团公司行政人事部档案室统一备案。（三）档案种类本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件资料（简称文件）。1、管理文件：指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。2、立项文件：包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件。3、证件性文书资料：指经营活动中产生的各类证、照文件等。

3、包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司楼盘第9页共9页项目获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。4、资信文件：指验资、审计、评估、权属报告文件等。5、合同文件：指经营活动中产生的各类合同文件等。6、征地建设文件（含图纸）。7、规划报建文件（含图纸）。8、竣工验收文件（含图纸）。9、技术性文件，指各类工程图纸、竣工资料等。10、声像信息类文件，指公司具有重要价值的或用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件等。11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺品等。12、人力资源文件：公司及

4、所属分公司的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。（四）公司常用文件资料管理责任划分为方便开展工作，以下资料暂归属有关部门管理，并由相应部门负责指定专职或兼职作为文件资料保管员，负责搜集、整理、保存、维护、借、利用、续证、归档等管理事宜。1、董事办：负责公司董事会、决策小组、各委员会及高层各种会议等文件资料的管理，主要包括：董事会/决策小组/其他各委员会各种会议纪要、董事会各种章程及各类决议文件、各种任命文件（原件须提供一份给行政人事部）、董事长有关所有资料及工作过程中产生的资料、各董事有关材料、董事办工作过程中

5、产生各种资料、上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺品等、公司计划性文件（公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划）、总结性文件（公司年度和月度工作总结、其他总结、调查报告）、批示性文件（公司计划指标、技术指标、营销指标以及公司领导各类命令、工作指令）、汇报性文书资料（公司上报主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料）等。2、工程项目管理部：负责项目工程类、工程施工类和立项类等文件资料的管理，主要包括：各类工第9页共9页程图纸（含设计及更改）、征地类建设文件（含图纸）、工程申报及

6、各种合同资料、施工单位各种资质文件、各种施工承包合同文件、立项文件（公司项目可行性报告、项目立项备案证明、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件）、规划总平图、路网路、定点红线图、、单体设计方案、、环境影响批复、水土保持批复、地质灾害批复、消防批复、人防批复、抗震批复、报建登记备案表、施工图审查备案表、招标文件、投标单位资质、投标文件、中标通知书或发承包通知书、《国有土地使用证》《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》及施工红线图、质量监督登记书、安全监督登记书、安全措施备案表、《建筑工程施工许可证》、《预售许可证》、预算文件、结算文件

7、、签证资料、相关工程合同原件一份、施工图纸、变更通知、工程联系单、与相关单位的来往文件、预售测绘报告、现售测绘报告、各单体相关验收资料、竣工验收备案资料、《建设工程规划竣工验收合格证》等。3、财务部：负责财务类、信贷类、资信类、凭证性文书等资料的管理，主要包括：办理信贷业务所有资料、银行抵押各种证件或资产的管理及此过程中产生的有关手续的续办；公司经营业务所有原始凭证、财务各类报表/账簿/收据/发票、有价证券等、税务办理所有资料（税务登记证除外）、与银行之间所有来往业务产生的凭证、验资、审计、评估、权属报告文件、银行印鉴（含所有法人、财务章）、工资表、公司所有资

8、产类文件资料、公司各部门及所属公司上报