小额贷款公司档案管理制度--16.01.13

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1、小额贷款公司档案管理制度贷后管理可以分为档案管理、跟踪检查、年审、动态管理等业务类型，其中档案管理工作贯穿信贷业务始终，是保证信贷业务制度化、规范化，信贷资产安全性的基础工作。加强信贷档案管理，做到妥善归档、资料完整，可以有效防范信贷风险。实务中，制度化的信贷业务档案管理，不仅可以在理念上面向核心业务，保护企业资信权益，树立和传承企业文化，更可以在架构上适应小贷公司业务流程，促进管理技术创新，充分发挥档案信息效用，完善信贷业务流程。一、概念解析信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值

2、的资料，档案资料有纸质、实物、图文印象等多样化存在，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围。按照是否具备法律要素可以分为法律要件档案和业务管理档案两类：1法律要素档案法律要件档案是约定双方权利义务的各类合约和收执以备主张权利所需的各种凭证依据。主要是合同书、重要物权和权利凭证、证明书、通知书、申请书、承诺书等。（1）初步接触阶段：企业提交的各类主体资质证明文件和填写的贷款担保申请书；（2）调查评审阶段：调查评审协议和企业提交的相关业务、财务证明文件；（3）担保阶段：担保流程审批文件、担保协议、各类反担保合同及其附件

3、等、记录和合约签署行为真实合法的证明资料；与银行签署的保证合同和放款凭证等；应当收执的各项物权、权利凭证以及承诺书等；（4）监控阶段：新增和变更权利义务的相关合约文本和辅助资料等，有利于保证公司权益的新证据。2业务管理档案业务管理档案是记录反映业务过程的各种报告、记录、说明、表格等图文资料。包括调查报告、评估报告、检查报告，统计、记录、情况说明等。（1）初步接触阶段：担保申请企业法人营业执照、企业章程、企业情况介绍等原件和复印件，企业上年度年报、上月月报等；（注重合法性细节）（2）调查评审阶段：申请企业具体的资金需要用途、还款计划、项目可行性分析、调查评

4、审报告及其附件、各种价值评估报告；（注重真实性细节）（3）担保期间：保后监控检查报告、企业补充的其他相关资料等。二、信贷档案管理信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。1信贷档案管理原则首先，信贷档案管理应该遵循“统一领导、专人专管”的主要原则，所谓统一领导，就是对本公司所有档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案管理办法和业务标准，实行统一的指导、监督和检查。所谓专人专管，安排专人负责管理。其次，信贷档案管理还应遵循以下原则：（一）真实性原则。借款人的证件应该真实有效；信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对

5、只能收集复印件的重要档案，收集人员与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等；（二）完整性原则。完整记录信贷业务流程，有利于明确信贷经营责任和信贷管理责任；维护档案的完整，有两方面的含义：1、从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。保证借款申请书、合同、协议、承诺书、征信查询报告、资信调查表、授权书、身份核实证明、审批表、相关复印件等资料齐全；2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者

6、零散的堆砌。例如，档案资料上的要素填写要完整、规范；相关人员要全部签章；资信调查表信息与评级表信息要衔接，符合逻辑；（三）时间性原则。1、及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档;2、顺序性顺序。资料时间顺序应严格按照：资信调查表→授信评级审批表→征信查询报告→相关合同文本→借据→贷后跟踪检查表→年审表→催收回执，若发现上述资料日期未按时间顺序的，属逆程序操作。（四）保密性原则。对涉及国家机密、公司和客户商业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。（五）安全性原则。在信贷档案管理过程中，要力求保证档案本身不受损坏，保证档案管理物质安

7、全，延长档案寿命。此外，要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。2管理部门在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前，由风险管理部指定专（兼）职信贷档案管理人员负责信贷档案管理，并负责本公司信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交综合管理部归档。3档案管理流程步骤1、移交归档（1）各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档案移交清单一并移交风险部档案管理人员，经双方核对无误后，双方在移交清单上签字，由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份，一份业务部留存，一份随资

8、料进入档案。（2）对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信贷档