企业公文写作规范

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1、企业文书写作与规范讲义第一部分：企业公文写作与规范一、公文的基本常识（一）公文的概念公务文书简称公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称，在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。目前，对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。在理论著述和日常工作中，“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。一般来说，在政府机关主要用“公文”一词，如“公文格式”

2、、“公文种类”，但有时也叫文件。在党的系统则不叫“公文”，都称为“文件”。但是无论党政机关，属于合成词的，不论“文书工作”、“文书处理”，还是“文件标题”、“文件日期”等，都属于约定俗成的用法。（二）公文写作与处理的法律依据有关法律法规和行业标准。如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）。（三）公文的作用公文作为单位实施管理的工具和手段，属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能，与公司每位员工的日常工作密切相连。提高公文写作质量，做

3、好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策、展示企业形象都具有十分重要的意义。我们宜洋汽车后市场的干部员工的公文写作的质量和处理能力，将直接关系着系统决策管理和服务的效率，也代表着公司的形象和声誉，反映了我们工作人员的工作能力。因此，我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。★公文的作用，概括起来主要有：　　1．明发传令，指挥工作。　　2．联系公务，沟通感情。　　3．宣传教育，引导舆论。4．记录记载，以为凭证。公文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的，是客观存在的。科学地分析归纳公文的类别，有助于了解公文的特点、作用

4、，正确地选用文种以及掌握公文的写作规律，有助于加速公文运转与合理组卷归档。从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类，可有十余种分类方法。这里讲述最基本的概念和方法。1.从文件的来源分，分为收来文件（本企业收到的由外管理部门，如：税务、工商、协会等拟制、发送来的文件，又叫收文）、对外文件（本企业拟制的对外发出的文件，又叫发文）、内部文件（本企业拟制的，但只是在本企业内部使用的文件）。2.从行文关系分，分为上行文（下级部门向隶属的上级部门的发文）、平行文（互相平行的部门之间的发文）、下行文（上级对所属下级的发文，如董事会、总经理向企业内各部门的发文）。3.

5、从文件的机密性质和阅读范围分，（绝密级文件保密期限为30年。机密级文件保密期限为20年。秘密级文件保密期限为10年。）还可以分为保密文件（内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管；涉及到企业商业机密的文件）、内部文件（内部使用的不对外公布的文件）、公布的文件（向市场内商户的公告、通知等）。（五）公文的种类1．《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。2．《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令

6、）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。3．一般情况下，企业可根据本单位的性质和工作特点，选择使用的公文种类。常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（9种）。（六）公文的基本格式公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题（公文标题应当准确简要地概括公文的主

7、要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号）。主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期（成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准）等。公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组，主要用于公文的检索查询。标注公文主题词，绝对不是将题目全部照抄，可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）进行标注。一般情况下，一件公文除类别词

8、外，最多标注5个主题词。标引顺序是先标