长沙美斯服饰(时装)有限公司有效会议经典培训教材

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1、有效会议长沙美斯服饰有限公司刘春花.第一章　　　规划您的会议1.规划会议的方法与技巧1.1.确认会议目的1.2.拟定会议讨论事项1.3.遴选与会人员1.4.会议前的行政作业.会议的十大问题离题,闲聊无结论无会议目标或议案拖得太久低效率的主持人与会者心不在焉与会者为准备开会资料过多或无组织的开会数据一言堂内部或外部干扰1.1.确认会议目的a)SMART原则的会议目标b)明确原则c)可衡量原则d)可达成与结果导向原则e)时间设定原则会议是不是可以解决所有问题在我们这个课,什么样的情况才开会2.拟定会议讨论事项拟定会议讨论事项原则1.了解会议目的及讨论事项2.清楚自己扮演的角色及所负责任3.提前在

2、会前有充分的准备4.有机会提供未尽周全的讨论事项建议.拟定会议讨论事项原则1.每次会议以三个较为适当2.预估每个讨论事项所需时间3.排定讨论的优先级讨论事项的排定原则:1.需要创意动脑的排在前面2.较为重要的排在前面3.争议性较小的排在前面(例)4.须费时讨论较久的排在后面.遴选原则1.讨论事项主要负责人2.讨论事项结果可能受影响的成员3.重要决策者(例)4.对该主题了解并能有所贡献者分清参与会议人员的性质1.出席者2.列席者3.遴选与会人员原则4.会议前行政作业会场安排a).应考虑出席会议人员方便b).尽量避免任何外界干扰，让与会人员专心开会c).会场应尽量让与会人员感到舒适d).确认会议

3、室e).会议视听效果f).会议室空间应考虑与会人员数量让与会人员没有距离感，压迫感.4.会议前行政作业会议时间确定a)与会人员时间调查.先区分与会人员对会议的贡献度无法协调时以重要的与会人员时间为优先考虑b）开会时段确认：理想的开会时段：上午9：00~11：00下午15：30~17:00不佳的开会时段：会议时长以一小时开完为原则会议前：让与会者有所准备会议中：与会人员有所依循，以达到开会的目的会议后：便于会后评估与追踪事前规划会议的好处小结：会议是在特定的时间，地点内，集结特定的对象（三人以上）对于相关主题，做一面对面的沟通.第二章　称职的会议主持人会议主持人所扮演色1.引导者2.协调者3.

4、规范者如何扮演一个引导者营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言.表达每一位与会者的重要性，仰耐他们的专业贡献，鼓励参与并确保意见被充分表达舆讨论。在会议中，鼓励或征询与会者的意见，当思考或讨论陷入胶着状况，要能适时的提出问题，激发可能的思考方向，协助澄清意见舆想法，并指引会议朝会议目标迈进，获得预期希望达成的共识或者具体可行的决议。如何扮演一位称职的引导者1.营造和谐气氛2.鼓励思考舆讨论3.鼓励发表意见或者征询意见4.分清问题5.说明方向如何扮演一个协调者1.协调比较不同观点意见，汇整意见：舆会讨论到某一阶段,主持人应能适时的找出与会人员意见的共同点舆差异点,让会议有共同的焦点,继续讨论.如何扮

5、演一个协调者2.做出决策：决议被充分的讨论后，不能让讨论持续无止境的延续，主持人应适时的提醒与会人员，进入决策阶段。决策的方式：a)最佳方式：汇整讨论的内容舆意见，拟定最可行的因应对策，再诉诸表决或由主持人裁定并由与会人员附议的方式。b)直接诉诸主持人权威：虽然可以快速得到结果，但会打压与会者士气，过于独断，容易因一人观点，而有所偏颇且出错率高。也会造成后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。c)直接诉诸投票表决，少数服从多数：参与度高让多数人的意见得到尊重，却也造成少数人的意见被忽略。如人数较少的会议，可以考虑采纳。d)直接诉诸几位重要的与会主管决议：直接诉诸几位重要的与会主管决议虽然是有

6、效的做法，但还是仅限于几个人的意见，还是有瑕疵，如果决策不当，小团体也易于落入被指责，且后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。更多资料在资料搜索网(www.3722.cn)海量资料下载如何扮演一个协调者3.重述决议：每一议题讨论决议后，简明扼要重述决议，目的在于使与会人员均能清楚了解并确认。4.分配工作，研拟行动方案：决议要有效的落实，需要后续的追踪舆具体的行动方案。因此决议后，主持人应能针对决议结果，定具体明确的行动方案，分配各项工作执行人舆时程。如何扮演一个规范者1.掌握时间准时开会：(1)与会者迟到，不要等他们;(2)不需要向迟到者解释已经进行或者讨论过的决议内容，除非迟到者需要参与

7、该议题的决议表决,否则应请迟到者会后参阅会议纪录(3)如果是该会议的关键人物或者重要议题报告人迟到，则应以变动议程为首要考虑，以免拖延会议结束时间，除非该会议是针对迟到者确认可能延搁的时间，来决定会议开始的推迟时间。准时结束会议：(1)如有推迟的状况，可以考虑删除议程中不重要的项目，改由用书面报告的方式，但一定要全体会议者的完全同意。(2)如果有些议程明显无法在有限的时间内讨论决议，应考虑通过表决，另外安排一