项目实训三 邮件合并

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1、项目实训三邮件合并［实训目的］1.掌握利用Word中的〖邮件合并〗功能批量制作邀请函。2.掌握利用Word中的中文向导批量制作信封。3.掌握利用Word中的〖邮件合并〗功能进行批量制作胸卡。4.进一步掌握在Word表格中插入文件、图片的制作，掌握表格边框与底纹的设置。［实训学时］：4学时［实训内容］任务一批量制作邀请函（一）文件准备1.使用PS制作一图片文件yqh.jig；2.建立两个word文档：会议主题.doc及邀请函内容.doc；3.建议“通讯录”数据源利用Excel建立“通讯录”数据源，包括:姓名、性别、通讯地址、邮政编码、电子邮件地址等信息。（二）创建主文档1.新建一

2、个Word文档，在其中插入一个两行两列的表格，利用工具栏的〖合并单元格〗功能，将表格第一行合并；2.在表格第一行插入指定图片：使用菜单〖插入〗→〖图片〗→〖来自文件〗；3.在表格第一行第一列插入已编辑好的文件:会议主题.doc；4.在表格第二行第二列插入已编辑好的文件：邀请函内容.doc。主文档的效果如图3-1所示：（三）设置邮件合并和预览合并结果1.在主文档中，显示邮件合并工具栏；2.选择数据源；3.设置邮件合并：插入〖姓名〗域；插入Word域，如图3-4与3-5所示；4.预览邮件合并结果；5.完成邮件合并。任务二批量制作信封利用Word中的中文信封向导批量制作信封，信封效果

3、如图3-2所示：操作提示：打开〖邮件合并〗工具栏1.单击〖设置文档类型〗按钮，在弹出的〖主文档类型〗对话框中，选择〖信封〗，如图3-3所示；单击菜单〖文件〗→〖页面设置〗，设置该文档的上、下、左、右页边距分别为1.5厘米。2.单击〖打开数据源〗按钮，在弹出的〖选取数据源〗对话框中，选择已准备好的“通讯录.xls”；3.将光标定位到文档的相应的位置，单击〖插入域〗按钮，插入收件人的邮编、通讯地址及姓名域。4.将光标定位到姓名域位置，单击〖插入Word域〗按钮，选择IF...Then...Else如图3-4所示。1.从弹出的〖插入Word域：IF〗对话框中，假如下设置，如图3-5所

4、示，最后单击〖确定〗。2.单击〖查看合并数据〗按钮，预览信封设计效果。3.单击〖合并到新文档〗按钮，完成了批量信封的制作。任务三批量制作胸卡利用Word中的〖邮件合并〗功能进行批量胸卡制作。（一）文件准备1.准备使用的电子相片jpg格式文件，文件名可以任意选取，这里建议按“姓名”命名，同时电子相片jpg格式文件的尺寸像素大小调整120*160，可以简单利用ACDsee软件进行相片的批量调整：先选中需要批量调整的照片，选择〖工具〗→〖调整图像大小〗，在相应的对话框中输入宽度和高度，如图3-6所示。2.建立“通讯录”数据源文件：“批量制作胸卡通讯录.xls”；利用Excel建立“通

5、讯录”数据源：“批量制作胸卡通讯录.xls”，包括：学号、姓名、性别、班级、格式、相片等字段信息。在“格式”列的内容中输入“.jpg”，双击“填充柄”向下填充所有内容，在“相片”列的内容中输入“=A2&D2”，是指把“姓名”和“格式”列内容连接起来，得到“相片的文件名”，双击“填充柄”向下填充批量得到“相片的文件名”。(二)创建主文档新建一个Word文档，保存文件名为：批量制作胸卡模板.doc。在其中插入一个四行两列的表格，设置类型为16K,左右上下边距分别为2厘米；利用菜单〖表格〗→〖合并单元格〗功能，将表格第二列合并，并在第一列处分别输入学号、姓名、性别、班级。（保存文件名

6、:批量制作胸卡模板.doc，必须与相片文件保存在同一文件夹中），效果如图3-7所示；（三）设置邮件合并和预览合并结果1．在主文档中，显示邮件合并工具栏：使用菜单〖视图〗→〖工具栏〗→〖邮件合并〗；2．选择文档类型:点击工具栏上〖设置文档类型〗→〖目录〗（作用是可以让一张纸打印多个胸卡），如图3-8所示。3.选择数据源：点击〖邮件合并〗工具栏上〖打开数据源〗按钮→在弹出的〖选取数据源〗对话框中，选择已准备好的“批量制作胸卡-通讯录.xls”文件→点击〖打开〗→点击〖确定〗。1.设置邮件合并（1）插入〖学号〗、〖姓名〗、〖性别〗、〖班级〗、域:分别将光标定位到相应域的位置上，点击工

7、具栏上〖插入域〗→分别选择相应内容→点击〖插入〗，单击〖关闭〗。（2）插入〖相片〗域：将光标定位到〖相片〗域的位置上，选择菜单〖插入〗→〖域（F）...〗,如图3-8所示，在〖请选择域〗中的〖域名〗中选择〖IcludePicture〗选项，在〖域属性〗下的〖文件名或URL:〗中输入任意1个或多个字符（如：123），最后单击〖确定〗。说明：域是占位符，它的内容动态改变。通常，它是不可见的，它根据当前文档或其他文档或外部资源内的信息在屏幕上或输出中显示正确的数据。（3）单击〖主文档〗的相片位置，