档案管理及保密制度暂行办法

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1、档案管理及保密制度暂行办法档案是全面反映国资公司管理各项活动的历史记录，是处理业务的参考，执行业务的依据，为更好地实现今后决策的科学化和管理的规范化，特制定本办法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一条档案范围（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。（四）本公司的请示与上级机关的批复。（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。（六

2、）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（八）本公司干部任免文件材料以及关于职工奖励、处分文件材料。（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（十）反映公司各项活动的有保存价值的文件、信息、图纸、软件、图片、音像、实物、技术资料、工程资料、人事资料、财务资料、策划方案资料等。第二条管理部门文书结案后，原稿由总经理办公室归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经总经理办公室主管同意后妥为保存，

3、总经理办公室以影本归档，原稿用毕后仍应送总经理办公室归档并换回影本。第三条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：（一）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。（二）文件如经抽存者，应有相关主管领导的签认。（三）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。（四）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门补办。（五）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第四条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：（一）中文横写或外文文件以左方装订为原则，均对准

4、左上角理齐钉牢。（二）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第五条立卷（一）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件页数均应齐全完整。（三）归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。（四）不同年度的文件一般不得放在一

5、起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。（五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第六条档案分类（一）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，

6、部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（二）档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后，另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。（三）同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。（四）涉及二类目以上之档案，应依常用、重要、具体等特性，分入最适切之类目或主要事由所属类目。应于信息系统相关字段注记相关分类号，或于相关类目之档案内放置分存

7、单或原件影本。（五）同一案卷之档案应分入同一类目。（六）每一档夹封面内页应设“目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目录”编号为原则。第七条档案名称及编号档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。（一）档案按其内容及关联部门可分为行政类（总经理办公室）、财务类（总经理办公室）、人事类（总经理办公室）、项目工程类（管理运营部）、子公司报表类（管理运营部）等。（二）行政类可细分为董事会、公司章程、经营计划、管理规则、政策制度、其他行政；财务类细分为固定资产、

8、流动资产、预算、应收账款、应付账款、其他财务；人事类细分为员工数据、薪给津贴、招募训练、其他人事；项目工程类细分为各项目工程具体名称。（三）档号之表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2。A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类