公司行政公文制发管理制度参考

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1、公司行政公文制发管理制度 1 目的   为使公司行政公文制发程序规范化，特制定本制度。 2 范围   本制度适用于公司机关及各直属单位、分公司、子公司和各分支机构。 3 术语和定义   主要术语：行政公文3.1 行政公文指代表公司制发的上行文和下行文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。3.1.1 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.1.2 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需

2、要有关单位周知或执行的事项，任免人员。3.1.3 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3.1.4 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。3.1.5 请示 适用于向上级机关请求批示、批准。3.1.6 批复 适用于答复下级机关的请示事项。3.1.7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。3.1.8 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3.1.9 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 4 职责 4.1 公司办公室是公司行政公文制发的管

3、理机构，主管本机关的公文制发并指导各直属单位、分公司、子公司和各分支机构的公文制发工作。4.2 各职能部门负责属于部门职权范围内事务的行政公文的起草。 5 工作程序 5.1 行文规则5.1.1 行文应当确有必要，注重效用。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。5.1.2 凡以公司名义上报或下发的文件由职能处室拟稿，经处室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室审核（审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求等）后送分管领导签发。5.1

4、.3 人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5.1.4 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。5.1.5 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.1.6 “请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。5.1.7 机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。 5.2 公文格式5.2.1 发文字号（用3号方正仿宋）5.2.2 标题（用2

5、号方正小标宋）5.2.3 主送机关（用3号方正仿宋）5.2.4 正文（用3号方正仿宋）a) 第一层一、（用3号方正黑体）b) 第二层（一）（用3号方正楷体）c) 第三层1.（用3号方正仿宋）d) 第四层（1）（用3号方正仿宋）5.2.5 附件和附件内容（用3号方正仿宋）。附件在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（如：“附件：1.XXXXXXXX”）5.2.6 落款日期（用3号方正仿宋）用汉字将年、月、日标全，零写为○。5.2.7 附注（用3号方正仿宋）居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。5.2.8

6、 “主题词”3个字（用3号方正黑体），主题词内容即词目（用3号方正小标宋）5.2.9 报、送、发及印刷机关（用3号方正仿宋） 5.3 规范5.3.1 公文用纸采用A4型纸，尺寸：210mm×297mm5.3.2 公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm（含页眉）公文用纸订口（左白边）为：28mm版心尺寸为：156mm×225mm5.3.3 正文一般每面排22行，每行28个字。行距为1.5倍行距,字距为标准。5.3.4 页码使用4号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。5.3.5 未作特

7、殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 5.4 本制度由公司办公室负责解释。 6 相关支持性文件 6.1 2000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》 附件： 1.通知格式关于××××的通知 ×××××：×××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。                          ××××年×月×日  （此格式适用于通报、意

8、见）       2.报告的格式 关于××××的报告 ×××××：×××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。请审核（或请审示）