四季恋酒店采购制度

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1、四季恋酒店采购部管理手册目录 第一章…………采购部管理制度第二章…………采购部工作流程 第三章…………采购部相关工作表格采购部管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、采购管理部门酒店设立专职采购部,隶属酒店董事管理,接受酒店运营总经理、集团稽查部及其它相关部门的监督，全面负责酒店的采购工作。二、 采购部工作职责1.所有采购项目均需董事签批授权或酒店总经理批准同意 。 2. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定并符合质量要求，若发现采购物品的价格过

2、高由采购自行负责。3. 采购部须每个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店董事。4. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。6 .采购时间要求；一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月申请下单采购。7.采购部采购物品原则上都需供应商开具发票（个别小金额除外）或经财务同意，否则不予报销及付款。 8.采购部负责跟进各协作厂

3、商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。三、供应商选择为保证采购物品价格的合理性，每类物品报价单需要最少三家作出比较，即在签订合同或订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：1、采购部按照申请单位需求寻找相关供应商并请其提供报价或样品:①报价单中需注明物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及生产周期并同时提供所报价物品之样品。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话

4、询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交上级审批。2、根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，董事审核通过后登录合格供应商名册.四、采购的后续跟进工作 1、采购订单的跟催：当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购人员现金自购物品价格信息当天需录入电脑档案，以便日后备查。3、采购订单取消 ：酒店取消订单： 如因某种原因，酒店需要取消

5、己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事作出决定。 供应商取消订单：  如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 4、违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。 5、采购交货延迟检讨：凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需书面说明原因检讨及跟进情况并报董事批示。6、采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要

6、日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项目的购买，采购要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法并与供应商签订维护保养协议。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装之情况采购部工作流程一、 采购审批程序：1.一般杂项申购审批程序： 使用部门申请（填写物品请购申请单）申请部门主管审核总经理批准采购部寻价董事同意采购购买单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,由采购部主管同意或口头报董事批准后方可采购。单位价值1000元以上或批

7、量价值在2000元以上的由采购部现金自购的物品，采购部需事先寻找至少三家厂商比较价格品质并在物品请购申请单上注明寻价结果及意向厂商后报董事同意方可购买。 办公文具类用品由人事部每月统一提出申请予采购。2..酒店固定使用物资申购审批程序：使用部门申请（至少1个月的用量）申请部门主管审核总经理批准采购寻价，比价选定供应商董事同意签订合同或采购协议开立采购单董事签核固定易耗品购买由采购部在已签订合同（合格供应商名册）供货商当中选择购买，并依据单批次申请数量开立采购单。新增物品需寻找至少三家厂商比较价格品质后由评定小组共同确定供

8、货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 经董事签章后登录合格供应商名册。二、采购控制流程图：请购需求辅导选择供应商供应商评定NG不合格OK淘汰合格登录《合格供应商名册》签订采购合同发出采购单供应商确认采购单开具发票供应商交货OK进料检验不合格退货或特别采用合格仓库入库采购开报销单或编制月结单财务付款湖北嘉世家酒店