中外秘书之比较

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1、长春理工大学光电信息学院秘书学作业李文贺汉语言文学0966106中外秘书工作调查报告结合吉大靳从才《中日文化比较》，长春理工大学董宇教授《秘书工作务实》的两个报告，我们对中外秘书工作进行了研究。经过对中日秘书工作的对比调查研究，我们发现，受体制影响，中国的秘书和秘书工作与日本相比存在较大的差异。在日本，公务秘书是指在国会、政党或内阁各级组织及地方公共机关工作的公务员性质的秘书。这些秘书必须了解国会、政党及内阁情况，并要求精通制定法律的手续和程序。在日本，除政治家、大企业家、社会名流雇用私人秘书外，在一般企业中，秘书属于集团而非个人，不像

2、美国那样，有许多秘书具有私人的特性。同时，设秘书的等级也被限制在一定的级别内，则就使得在这一级别之下的中层管理人员不能设正式的秘书，而只能由其不下中的一名成员，担负从“秘书”性的杂务处理，直至决策管理的一系列工作（有时也有管理者本人自己安排自己的工作的日程的。）这表明，相当于秘书的辅助功能的那一部分工作，已经成了各级管理监督者日常事务的一部分。　　日本的外事秘书，一般指在大使馆或外资企业中从事秘书工作的人员，在日本设立大使馆的有100多个国家，外资企业在日本设立分支机构的也日益增多，皆聘用日本人充当秘书，但必须精通外语为先决条件。在日本

3、，为了和外国人的秘书一起进行工作，要求外事秘书能将领导和上级的讲话当场速记下来，然后再打印出来，这就需要打字和懂得速记法。此外，还用优美准确的日本话进行口　译，还能准确无误地写出书信文件，能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其他文化历史。　　至于一般秘书，乃帮助上司处理杂务的工作人员，即能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。在日本的企业和政府机关中，秘书及从事秘书工作的人员，可分为专职秘书和以女性为主的处理日常杂务工作人员两类。日本秘书工作更多的是个体秘书活动方式，虽然也有综合性办公部门，但日本

4、秘书著作大多论述的是秘书个体活动。主要表现在从业人员的组成、行业化、性别特点、自动化程度等四个方面。相比较之下，日本在这些方面更规范，更符合现代社会对秘书和秘书工作的要求。而改变中国的秘书和秘书工作现状则应推行资格证书制度、建立秘书组织、提高秘书素质、改善工作手段等方面入手，使之更适应社会发展。中美秘书在工作上具有许多异同点。我国秘书的定义（看法）：秘书是指党政机关、社会团体和企业事业单位中从事文字和行政事务为主，直接为领导服务的综合性办公人员。其工作有辅佐性和公务服务性。美国则强调“起到行政助理作用”，并明确提出“秘书实际上处于负责人

5、的地位”，并要“委派更多的责任”和“要授予更多的执行权力”。可见，两国秘书在管理系统中的地位与权责是有差异的。我国实行集体领导制，主要领导者周围有数目不少的副职领导和各位职能负责人。秘书只是领导群体的综合性公务服务人员。而美国管理组织中主要领导人的权力比较集中，其秘书人员大多只对主要领导人个人负责。由此，秘书往往为其领导分担执行性管理事务和被授予部分责任和权力。中美秘书的这种差异，正在缩小。随我国机构改革，不少组织减少了副职，由秘书承担起“行政助理”的任务。秘书是为领导工作服务的，在决策与执行期间上传下达，处理文书档案和行政事务等基本内

6、涵是相同的。但从管理实践中起到的作用来看，也存在着差异。我国偏重于综合性公务服务，美国则强调“起到行政助理作用”，并明确提出“秘书实际上处于负责人的地位”，并要“委派更多的责任”和“要授予更多的执行权力”。可见，两国秘书在管理系统中的地位与权责是有差异的。我国实行集体领导制，主要领导者周围有数目不少的副职领导和各位职能负责人。秘书只是领导群体的综合性公务服务人员。而美国管理组织中主要领导人的权力比较集中，其秘书人员大多只对主要领导人个人负责。由此，秘书往往为其领导分担执行性管理事务和被授予部分责任和权力。中美秘书的这种差异，正在缩小。随

7、我国机构改革，不少组织减少了副职，由秘书承担起“行政助理”的任务。下面是中英秘书在工作上的一些表现。英国“秘书”的含义有三个层次：一是主事者身边公务服务人员和办事助手；二是非盈利社团中义务操办日常事务的负责人；三是政府官员。由于历史背景和社会发展道路的不同，我国古代秘书官吏向现代秘书演化也与英国有所不同。首先，我国古代秘书官吏没有能与英国对那样同步三个方面的演化，而最先发展的是公务组织机关领导人的助手——公职秘书，也就是党政机关、企事业单位的秘书。英国国家系统的“秘书”，是国家管理系统的一种职位，按其政府人事行政管理制度，分为两类：一类

8、是政务官、一类是事务官。前者指名为秘书，实为部长或官员。后者指行政执行层次的官员，包括政务部以下的各级官员，其任务是按政府决策处理日常公务，这些事务是职业化、常任制的，不与内阁共进退，在政府各部的政务官员，