外协管理制度

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1、外协管理制度文件类别：作业指导书文件编号：CG一121001撰写部门：外协部版本：　　　　第一版发行日期：　　　2012年10月1日机密等级：机密一般√合计页数：　　　　　　7页核准审核制定第7页共7页1、目的：规范外协工作流程，确保供应商的质量可控，保证采购的物料符合规定的要求，保证公司生产的正常运行。2、范围：适用于日照市莒县金穗工贸有限公司外协部工作管控。3、职责：3.1：负责供应商开发、考察、管理及组织评价，原物料询比价，合同签署及管理，供应商相关资质证件的提供、备案，原物料采购，到货跟踪

2、，供应商对帐和发票的汇总、提报。3.2：负责协助品管部物料需求标准的制定，检验标准制定及原物料检验。3.3:负责新产品、新包装、新配菜的寻找与研发，做好与设计公司、外部研发人员的沟通。3.4：负责技术标准制定，设计稿的制定下发，协助品控部质量验收。3.5：跟踪财务付款，库存盘点督查。3.6:负责产品在市场、销售、生产、到货各个环节出现的质量问题，及时反馈供应商（以电话、电邮、传真等形式），尽快协调解决，保证公司的利益，减少不必要费用的产生。3.7：负责成品货物的配货运输、样品收寄，到货跟踪，运费支

3、付。3.8：做好与各部门的沟通、协调，保证各项工作正常运行。4、采购工作程序：4.1供应商开发4.1.1按照新品、销售订单量或供应商数量，确定采购部年度《原料采购计划》并规划实施。4.1.2采购人员通过各种信息渠道（如新闻传播媒体、杂志、展销会、网络、推荐等）进行供应商资料收集。4.1.3新供应商引入需具备的条件：a)有保证产品质量的生产能力，能达到按期交货的要求；b)具有与所提供的产品相应的质量管理体系，具有出口资质，具有保证产品质量稳定的能力；c)符合国家有关法律法规；d）能提供有效的服务和技

4、术支持；e)能开具增值税发票4.1.4对符合4.1.3条件的意向供应商由所负责的采购人员向其发放《供方调查表》进行调查并跟踪反馈，以确定其是否具有技术、质量优势和接受实地考察的条件。调查内容包括但不限定于以下内容：a)营业执照、税务登记、组织机构代码、QS生产许可证、出口资质等财务资质；b)生产设备及产能；第7页共7页c)品控能力；d)检测设备；e)主客户群；f)财务运行情况。4.1.5采购人员根据《供方调查表》的情况初步筛选后，按原物料的种类安排实地考察或先送样。4.1.6实地考察以《供应商评估

5、报告单》内容为主或加以图片描述。4.1.7实地考察完毕后，外协部进行供应商评审，并出具《供应商评估报告单》，报外协部经理、外协总监审批。4.1.8新进原材料送样。4.1.8.1经评估合格的供应商，由采购人员联系供应商提供样品（包材供应商可提供空白样品，原料、添加剂供应商可在评估前送样），送品控部检验，品控部出具《原材料样品验证报告》，验证不合格要求供方再次送样，三次送样不合格，则放弃该供应商，重新选择；如需特批必须报品管部经理、外协部经理、外协总监批示。4.1.8.2新品原料由品管、研发人员提出需

6、求计划及标准，发放《新原料标准要求表》。外协部查找供应商，提供样品交品控部检测。4.1.8.3样品检验及实地考察合格后，要求供应商提供相关资质文件，外协部备案。4.1.9物料小试及供应商准入4.1.9.1外协部根据需求品性质安排供应商提供一定数量小试物料，交生产部安排小批试产。如小试不通过要求供方再次送样，三次送样不合格，则放弃该供应商。4.1.9.2小试物料合格且各项评估达到我公司要求，外协部组织填写《供方评定记录表》将该供应商列入合格供应商目录4.1.9.3外协部与供应商签订采购合同。合同需经

7、外协部经理、外协总监、总经理审核，审核通过后与供应商签订，外协部、财务部各留一份备案。4.2采购谈判4.2.1采购人员接到需求计划，需要求供应商进行报价，并进行比价、核价（如采用招标、询比价、竞价方式定价），结果需报外协部经理、外协总监审核。4.2.2新物料进行询比价应不少于3家合格供应商报价，采购人员综合考虑，筛选最合适供应商，报外协部经理、外协总监审核。4.2.2第7页共7页采购人员需对询比价过程做好记录，供方提供报价单需进行备案，无报价单可做好书面记录，便于财务部门进行监督。4.3.采购订货

8、程序4.3.1.采购人员根据需求计划并结合我方安全库存量制定采购订单，采购订单包括书面订单、电子版订单和电话订单，定做类产品需要书面订单，具体品类目录执行见《原物料订货要求一览表》。4.3.2采购订单报外协部经理、外协总监审批，重要原材料采购需经使用部门确认及总经理审批，审批时填写《物料采购申请单》4.3.3审批通过后，采购人员对供应商下达采购订单，书面订单供应商盖章确认回复后生效，外协部需对采购订单备案。4.3.4采购人员不得向供应商口头承诺采购订单或备货。特殊情况，无法下达正式