档案管理制度(市场管理部)

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1、制度编号档案管理规定（市场管理部）版本号第4页共4页SZ3015002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：1.0总则1.1为规范公司的档案、保证各类文件资料和实物的安全管理，特制定本规定。1.2档案定义：档案是指公司在各项管理活动中形成的具有保存价值的文件资料和实物。1.3管理部门：总经理办公室负责此规定的制定、修改、废止及起草工作。1.4适用范围：市场管理部(包括联合经营部)。2.0档案范围2.1公司要求归档文件资料、实物包括：2.1.1公司下发规章制度、总字号和人字号等总部文件。2.1.2人事档案、工资方案

2、及标准、工资发放表等。2.1.3会议记录及培训资料等。2.1.4与经销商签订的购销协议、专柜协议、促销品协议、年度合作协议/合同等。2.1.5行政合同、资产管理资料等。2.1.6公司机构注册、年审资料。2.1.7与总部、市场联络的相关函件。2.1.8会计报表、会计凭证、帐簿、经销商档案等资料。2.1.9法律文书、打假和诉讼案件资料等。3.0档案的分类3.1档案按其职能性质设为：一级类目和二级类目。3.2档案分类，一级类目设置如下：1.总部公文类代字：012.人事行政管理类代字：023.经营管理类代字：034.会计

3、档案类代字：045.声像档案类代字：053.3档案分类二级类目的设置方法如下：（可根据需要设置）3.3.1总部公文类的二级类目：按工作职能设置。如：总字号、人字号3.3.2人事行政管理类的二级类目：按问题性设置。人事档案按照《市场管理部人事档案管理制度》执行。3.3.3经营管理类的二级类目：按市场及业务内容设置。3.3.4会计档案类的二级类目：按凭证、帐薄、报表等分别设置。3.3.5声像档案类的二级类目：按照片、底片、录像带、光碟、磁盘等载体分别设置。《分类号标识和案卷排列方法说明》（格式见附件SZ301501）

4、《档案分类表》（格式见附件SZ301502）《档案分类、归档范围、保管期限表》（格式见附件SZ301503）3.4档案按其密级分为：通用文件和密级文件。制度编号档案管理规定（市场管理部）版本号第4页共4页SZ3015002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：3.4.1通用文件：指涉及内容无需保密的文件。3.4.2密级文件：指涉及内容重要、机密且要求在一定时间内严格限制阅读范围的，并由专人负责处理传递和保管的文件。分为：绝密、机密、秘密三类。3.4.3绝密文件包括：财务报表、经销商档案（帐务）、销售统计报表、活动

5、方案、人事报表、资产报表、诉讼文书及案件、刮奖卡等重要资料。3.4.4机密文件包括：总部下发所有文件、工商注册资料、法人身份证复印件、商标、工资标准方案、组织架构图、经销商档案、与销售有关合同、产品报价、发货资料、重要业务问题、重要领导讲话、会议纪要等资料。3.4.5秘密文件包括：社会保险、销毁资料、客户资料、合同/协议、考核结果、人事档案、员工投诉及合理化建议、重要的证照、重要的图片、声像等资料。4.0档案的立卷4.1市场管理部（包括所管辖联合经营部等市场）在工作中形成、已经办理完毕且具保存价值的文件资料，按照

6、它们在形成和处理过程中的联系，对单份文件进行系统化整理组合成卷。4.2档案的立卷遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区分文件资料的保存价值，确定案卷的保管期限；科学分类、整理，便于保管与利用。立卷的具体要求如下：4.2.1按年度将文件资料按其形成或对应年度分开；按职别将联系紧密文件资料，如上级的批复、下级的请示应放在一起；按问题将文件资料按其内容所反映的问题分开。4.2.2以问题为主，兼顾其他特征（专柜资料：申请、批复、图纸、照片等，经销商档案包括：协议/合同原件、送货单、代垫、回款、询证代垫函

7、等），使文件之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。4.2.3装订文件均统一在左边，左下角与左上角对准后打孔装订，同时必须去掉金属物和杂物，对大小不一、长短不齐的文件要折叠整齐，排列时一般批复在前，请示在后；定稿在前、草稿在后；转发文在前，被发文在后；其他文件按其重要程度或形成时间先后排列。4.2.4必须用蓝黑墨水钢笔填写《卷内文件目录》（格式见SZ301504），并在左上角拟写简明确切的案卷标题，且在右上角编号，作为案卷文件的封面。档案夹（盒）侧面标明年份、案卷文件名称及编号。4.

8、2.5报表类资料必须有制表部门、报表名称、所属期、经手人及部门负责人签字。4.2.6各市场管理部财务科立卷要求，按照《市场管理部会计档案管理办法》执行。4.2.7与经销商签订的协议、合同必须一式四份，总部存一份原件，另一份原件由财务科负责邮寄上海丽斯达（存入经销商档案），市场管理部留存复印件。4.3每年元月15日前，部门负责人出具档案目录，统一交所属市场管理部总经理核准后