岗位职责及档案管理制度(档案员)

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1、档案员岗位职责1、认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观,贯彻执行档案法规,讲究职业道德热爱本职工作,为发展档案事业尽职尽责。2、努力学习科学文化知识,钻研业务,掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能,搞好所属机构的业务指导工作。3、对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学,方便利用,努力实践档案工作的标准化、规范化。4、坚持原则,保守机密,忠于职守,坚守岗位,不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。5、热情接待查档人员,为查档者提供方便,提供档案做到及时、准确。

2、6、做好档案信息利用,资料收集,编制检索工具,编研和档案统计工作。7、做好档案的收进、移出和统计工作。8、认真做好档案鉴定工作,对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见,编造销毁清册,经领导和单位审核后,按规定程序进行销毁,并报市档案行政管理部门备案。档案借阅制度1、职能部门人员借阅档案,需经主管领导批准,办理借阅登记手续,方可查阅。2、借阅机密档案,必须经主管领导批准后,在阅览室内查阅。3、外单位查阅本单位档案,必须持单位介绍信。写明利用目的,内容及来人政治面目,经主管领导批准后,方可查阅,但一律不得借出。4、借阅档案者未经许可,不得随意抄录

3、、复印和拍照原文。5、借阅人员必须爱惜档案、资料,保持档案的清洁与完整,不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页,注意保密,不得转借和遗失。如发现问题,根据情节轻重,依法处理。6、档案员有责任检查借阅者归还的档案,了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。7、借阅期限,按要求用毕归还。如需借走,或延长时间,必须经单位主管档案工作的领导批准,方可办续借手续,期限为期一年,到期必须归还档案保密制度1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。2、机密档案要妥善保管加强保密措施。3、机密档案、资料的借阅,必须履行严格的领导审批手续

4、,经领导批准后,方可在指定的场所阅读,不得外借。5、机密档案不准摘抄或复制。6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论,不准携带档案文件回家,探亲,访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。档案库房管理制度1、档案库房内有“九防”措施:即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。2、保持库内清洁,做好温湿度记录,使库房相对湿度保持在45%—60%之间,温度保持在14℃—24℃左右为宜,如有异常情况及时采取改进措施。3、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明

5、,不得使用蜡烛等明火器具。4、库房设专人管理,无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗,确保档案安全。5、档案出入库情况应有详细记录,借阅的档案收回时,及时放回原处,不得前后错位。6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户,随时做好保洁工作。档案统计制度档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节,也是保证档案工作质量,提高档案工作水平的一项有效方法。1、档案统计工作应准确、及时、科学。2、根据档案资料的查阅、借阅登记,每年统计一次利用效果情况。3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案,应分类填写登记簿,年终汇总立卷情况。4、经档案室移交出去或销毁的档案,应进

6、行统计登记。立卷归档制度一、归档范围:凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案:本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料,在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷,经本部门负责人审定后,每年三月份移交档案室集中统一保管。2、会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交综合档案室保管。4、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,指定负责人员,收集整理

7、。设备投入使用后及时移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。6、实物档案:单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档三、归档要求1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确,按照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况,便于保管和利用。2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的,可酌情增加归档份数。3、凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料

8、按规定次序排列、编号,并填写“卷内文件目录”和“备考表”。5、归档案卷要按一定次

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