9 档案管理制度(2009修订版)

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1、管理制度汇编上海管理中心人事行政分册档案管理制度（2009修订版）档案是企业的重要资源之一，其关系到企业的安全和成功，也是企业重要的管理工具，按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。1档案立卷归档1.1立卷归档范围及整理方法1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史、具有再利用价值的文件材料均应归档。1.1.1.2公司发展、建设、经营中的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府通知及批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。1.1.1.3公司发展战略、经营规划等。1.1.1.4本公

2、司的技术资料、工程资料（包括图纸、文件、信函、重要样板等）。1.1.2档案管理的机构与职责范围1.1.2.1上海管理中心档案室：负责各单位公司设立的相关基础档案（证照、董事会文件、政府往来文件、部分印鉴等）和各单位委托管理中心保管（包括管理部门撤销后的移交档案）的档案、管理中心与下属各单位的往来文件、集团指定要求管理的档案等。1.1.2.2各单位档案室：负责本单位档案和合并接收单位移交的档案管理。1.1.2.3各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。1.1.3档案的收集各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门或者经办人按其

3、业务范围，指定有关人员负责收集、整理、登记和移交本单位档案室管理。1.2档案管理基本流程档案收集各职能部门及经办人档案整理档案管理员档案管理制度管理制度汇编上海管理中心人事行政分册档案鉴定各职能部门、档案管理员档案保管与维护档案管理员档案利用档案管理员、档案利用人1.3档案分类编号1.3.1文书档案的编号标准XX——XX——XXXXXX——XX四级类目（文件顺序号）三级类目（年代号）二级类目（文件类别号）一级类目（单位代号）说明：一级类目（单位代号）：见附表一《一级类目（单位代号）编制规定》二级类目（文件类别号）：见附表二《二级类目（文件类别号）

4、编制规定》三级类目（年代号）：指归档日，格式为XX（年）XX（月）XX（日）四级类目（文件顺序号）：为文件的归档当日序号，每日第一份为“01”。1.3.2档案的保密规定档案均应保密，未经各单位责任经理批准不得查阅和出借。1.4归档要求1.4.1.是原件、正本或者影印件、扫描件（在无法保留原件、正本时）。1.4.2资料必须是有效的（如必要的签字、盖章，事件或文件产生的时间等）。档案管理制度管理制度汇编上海管理中心人事行政分册1.4.3资料应完整、字迹应清晰可辨认、可长期保留。1.4.4是传真件的应复印或者扫描后归档，要保留传真时间。1档案整理及维护

5、2.1档案整理的内容包括：分类编号、确定密级、存放地点等等。2.2档案保管与维护档案保管要确保安全（防火、防潮、防虫、防盗），当发现档案出现破损时要及时修补（但不得破坏其可利用价值）。2档案借阅和使用（含复制）3.1档案借阅审批权限和借阅范围3.1.1借阅上海管理中心档案室管理的档案，须经借阅单位领导批准和管理中心人事行政处总经理同意。3.1.2借阅各单位档案室管理档案，须经借阅部门领导批准和单位责任经理同意。3.2档案借阅与归还程序3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》并完成规定的审批手续。3.2.2档案管理员进行登记（输入电脑）后提供档案查

6、询，借阅登记表应妥善保存。3.2.3档案借阅人员应当在授权范围内充分利用OA管理系统进行档案查阅。3.3档案查询和外借规定3.3.1查询人应严格遵守公司保密规定,保守公司档案秘密。3.3.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改。3.3.3若档案需外借，必须经单位责任经理明确批准且借阅时间不得超过7天。确因工作需要不能按时归还的,应办理延期手续。3.3.4个人临时保管的过渡性档案，在个人出差、请长假(半月以上)或辞职前应把档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室。3.3.5因档案管理工作需要而通知档案外借

7、人归还档案时，当事人应在8工作小时内归还。档案管理制度管理制度汇编上海管理中心人事行政分册1声像档案的存档要求及保管4.1归档声像材料必须声像清晰、完整、有效。4.2归档时必须说明涉及内容发生的时间、地点、内容要点等。4.3归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。4.4录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放且远离磁场。2网络档案管理5.1各单位要建立自身的网络制度，负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。5.2各单位应努力做到档案信息及时录入、智能检索化和利用光盘实现

8、档案的全文存储。3档案移交6.1档案管理人员工作变动时，要办理档案移交手续。6.2移交时，由原档案管理人员编制档案移交清册，列明档案名称