文秘工作细则

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1、贵阳西南国际商贸城总经办文秘档案部工作流程制度一、来文处理工作流程图1、外部来文所有文件必须一律交办公室文秘档案部统一处理。严格实行一个窗口进一个窗口出。1、来文2、填写来文处理笺3、秘书进行纸质、电子登记并分类编号4、秘书对来文的内容进行筛选、摘要5、办公室主任或文秘档案部负责人提出拟办意见供领导参考6、秘书将已提拟办意见的文件呈送办公室分管副总批阅7、办公室分管副总提出批阅意见或是否同意办公室提出拟办意见8、秘书将已提拟办意见的文件送呈总经理批阅9、总经理提出批阅意见或是否同意分管副总或办公室提出的拟办意见10、根据总经理批阅意见送呈办理的部门11、秘书

2、在规定办文时间内对文件进行追踪、督办,并将办理情况及时反馈给总经理12、文秘档案部将已办理完毕的文件统一立卷归档附表:外部来文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司来文处理笺(外部)来文编号:来文日期:紧急程度:来文单位:来文摘要:摘要人:办公室拟办意见:拟办人:分管副总意见:分管副总签字:总经理意见:总经理签字:办理情况:经办人签字:办结日期:经办部门领导签字:已办结2、内部来文1、部门拟稿并填写来文处理签2、部门负责人、分管副总签署意见3、秘书进行纸质、电子登记并分类编号4、秘书对来文的内容进行筛选、摘要5、如需要其他部门办理的情况,秘书将文件传送到相关部

3、门负责人签署意见6、秘书将已提拟办意见的文件送呈总经理批阅7、根据总经理批阅意见送呈办理的部门8、秘书在规定办文时间内对文件进行追踪、督办,并将办理情况及时反馈给领导9、办公室将已办理完毕的文件统一立卷归档办公室将已办理完毕的文件统一立卷归档附表:内部来文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司来文处理笺(内部)来文编号:来文日期:紧急程度:来文单位:来文摘要:摘要人:部门负责人意见:会签单位意见:拟办人:分管副总意见:分管副总签字:总经理意见:总经理签字:办理情况:经办人签字:办结日期:经办部门领导签字:已办结二、发文拟稿工作流程图1、部门拟稿2、部门负责人、

4、分管副总签署意见3、将附有发文笺的纸质及电子版文档交给秘书登记、分类4、办公室主任或文秘档案部负责人对内容、文字、格式进行审核5、会签相关部门审批6、秘书将文稿送呈总经理签发7、秘书对文件进行统一的编号、打印、加盖公章8、秘书将文稿分发到总公司、各部门、各分厂,并签收9、文秘档案部将文稿统一立卷归档附表:发文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司发文处理笺发文字号:文件标题:主题词:主办部门和拟稿人:签发:部门负责人意见:分管副总意见:部门会签:办公室核稿:报:发:送:附件:打印份数:贵阳西南国际商贸城有限责任公司文件六角括号字〔〕号关于××××××的通知(或

5、请示或报告)宋体2号加粗××××:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文用3号仿宋字体全称贵州西南国际商贸城有限责任公司二00四年九月十五日日期大写黑体加粗主题词:×××××××抄报:×××,×××。阿拉伯数字抄送:×××公司总经办2004年9月15日印发共印10份结构层次序数为:一、×××××××××××(二)××××××1、×××(1)××①××公文种类主要有:  (一)命令(令)  适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。  (二)决定  适用于对重要

6、事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。  (三)公告  适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。  (四)通告  适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。  (五)通知  适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。  (六)通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。  (七)议案  适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。  (八)报告  适用于向上级机关汇报工作,

7、反映情况,答复上级机关的询问。  (九)请示  适用于向上级机关请求指示、批准。  (十)批复  适用于答复下级机关的请示事项。  (十一)意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。  (十二)函  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。  (十三)会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、会务工作流程图1、总经理办公会流程图各部门在总经理办公会前两日把需要上会的议题、附件的电子版提交给文秘档案部汇总,如果资料不齐就在下一次办公会再上会。其他部门组织的办公会请开会前通知办公室会议的内容和议程,会后送一份会议纪要到

8、文秘档案部备查。收集各部门议题表工作时限为一天草拟会

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