XX担保公司业务档案管理细则

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1、担保业务档案管理办法第一章 总   则第一条、为进一步规范融资担保业务档案管理，有效地保护和利用融资担保业务档案，防范信贷风险，结合投资担保公司实际，制定本办法。第二条、 本办法所称融资担保业务档案是指投资担保公司在办理融资担保业务过程中形成的用以记录和反映融资担保业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像以及系统数据等资料。主要由客户的基本资料、融资担保业务中的相关契约和融资担保信贷管理资料等组成。第三条、 融资担保业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。第四条、 业务部、风险管理部及其它相关部门负责融

2、资担保业务档案的收集、整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。第五条、 各个管理部门都要根据各部门不同职责设置融资担保业务档案管理岗位，指定专人负责融资担保业务档案的审核、整理、保管、移交等工作，档案管理人员可兼职。第六条、 档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。第七条、 融资担保业务档案管理工作接受公司经理、上级领导的指导、监督和检查。第二章 融资担保业务档案管理人员职责第八条、 融资担保业务档案管理人员的职责：（一）严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提

3、高业务素质；（二）负责收集、整理和保管融资担保业务档案资料；（三）对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁；（四）办理档案借阅登记手续，负责档案管理工作。业务部、风险管理部要明确分管融资担保业务档案工作的人员，并明确其职责。第三章 融资担保业务档案的收集整理和归档管理第九条、 业务部内勤人员负责收集融资担保业务档案资料。每笔业务终了，由项目经理与风险管理部内勤办理档案交接，同时登记“信贷档案保管交接登记簿”。风险管理部内勤负责审查融资担保业务档案内容填写是否符合有关规定，资料是否齐全完整；对于不符合规定的

4、，退还业务部人员（项目经理），重新整理并上交。第十条、 融资担保业务档案的整理。105（一）档案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成A4纸规格，其他需要保管的资料均要提供A4纸样式，用打号机打印页码并固定后归入档案盒。（二）档案盒中的信贷档案资料均须打印目录，目录列示的内容必须与档案盒中保管的信贷档案资料内容相一致。（三）对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并保管。第十一条、 融资担保业务档案管理人员对年度内办理完毕的具有保存价值的档案资料搜集齐全，分类整理，立案归档。第十二条、 档案管理人员根据业务特点和工作需要，

5、对融资担保业务档案资料进行立卷分类。（一）客户融资担保业务档案分为五类：1．权证类：采用抵押、质押担保方式的融资担保业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件。2．要件类：办理融资担保业务过程中产生的能够证明融资担保业务的合法性、合规性的基本要件。3．管理类：客户的基本资料。4．保全类：信贷资产风险管理的相关资料。5．综合类：公司内部管理资料。权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上应存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响公司权益的前提下，可以存放复印件。主管项目经理要将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件

6、一致”字样，核对日期并签名确认。（二）客户融资担保业务档案的建立实行一户一档、一笔（项）一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔）。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于保险柜或银行保险箱中，执行中借据由会计部门集中入库保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放于档案权证区，必须双人、双锁保管。综合

7、类档案存放区域为综合区。（三）各类档案的主要内容：1．权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告和作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（客户办理的要收集）等。2．要件类档案包括：信用等级评定报告及授信资料，客户融资担保业务申请书，融资担保业务调查报告，融资担保业务调查审查审批表，贷审会会议纪要，上级管理部门审批（咨询）意见，贷款承诺函，融资担保业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函，到逾

8、期贷款本息催收通知及回执，贷后跟踪检查记录和贷款检查报告，企业经营活动分析报告，保证金进帐证明材料，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。3．管理类档案包括：