水利基本建设项目档案档案整理及培训资料

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1、水利工程建设项目档案资料管理江苏省水利厅办公室王红霞1水利工程档案概述1档案工作保障体系2项目文件的收集3项目档案的整理与归档5水利工程建设项目档案资料的管理档案接收后的管理6项目档案的验收42水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录。一、水利工程建设项目档案定义。第一讲水利工程档案概述第一讲水利工程档案概述3（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用；二、水利工程档案的作用。（二）具有着凭证和依据作用；（三）工程档

2、案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。第一讲水利工程档案概述4第一讲水利工程档案概述三、水利工程档案工作常见问题与原因分析。（一）常见问题。1、文件材料形成不规范、不完整、不准确；2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失；3、各参建单位标准不一,档案整理不规范;4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失；5第一讲水利工程档案概述（二）原因分析。1、水利工程建设项目自身特点为档案工作带来了困难；2、工程档案意识薄弱，重视程度不高；3、工程档案专业性较强。6第二讲档案工作保障体系(20分)一、

3、组织保障(4分)。（一）明确有档案工作的分管领导（有文件或岗位职责）；(1分)（二）明确档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员（验收备查材料：机构设置文件及部门、人员岗位职责和培训证明）(2分)；（三）建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据）(1分)。第二讲档案工作保障体系7第二讲档案工作保障体系二、制度保障(5分)。（一）各参建单位应制定工程档案管理制度或办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施(2分)；（二）制定项目文件材料归档范围

4、和保管期限（1分）；（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程（1分）；（四）制定了档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度（1分）。8第二讲档案工作保障体系三、经费保障(2分)。项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。四、设备设施保障(2分)。（一）有符合安全保管条件的专用档案库房（实地检查）；（二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。9第二讲档案工作保障体系五、档案工作保障体系执行情况（7分）。（一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求；（二）检查

5、工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况；（三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案；10第二讲档案工作保障体系（五）纳入工程质量管理程序；（六）按期上报建设项目档案管理登记表。（四）项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导；11第三讲项目文件的收集一、项目档案收集二、收集范围。，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则。凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。第三讲项目文件的收集12第三讲项目文件的收集（三）设计单位负责收集

6、设计文件；（五）监理单位负责收集监理文件材料；（七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。（二）勘察单位负责收集设计基础资料；（四）施工单位负责收集施工文件材料；（六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件；（一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件；13第三讲项目文件的收集各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和

7、分发使用。三、收集时间。14第四讲项目档案的整理与归档一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。第四讲项目档案的整理与归档15（二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。（三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。（一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系（大纲）。小型项

8、目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。第四讲项目档案的整理与归档16编制档案分类大纲分类组卷卷内文件排列案卷编目案卷装订编制案卷目录编页号填写卷内目录和备考表填写案卷封面和脊背第四讲项目档案的整理与归档17举例：第四讲项目档案的整理与归档通榆河北