公司档案管理制度范例

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1、公司档案管理制度范例　　一、总则　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。?　

2、　二、文件材料的收集管理?　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。　　三、归档范围?　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。?　　4、本公司

3、与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。?　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。?　　四、归档要求　　1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。　　4、不同

4、年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。?　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。　　五、档案管理人员职责　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。　　2、按照归档范围、要求，将文件

5、材料按时归档。　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。　　六、档案的利用　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。　　2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。　　4、不准拆卷及任意

6、抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。　　6、不准转借，必须专人专用。　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。　　七、本制度即日起开始执行。