展会运营管理

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1、展会运营管理1展位现场管理（1）展位的搭建与拆除1）展位搭建。会展策划师一般不参与展位的搭建的具体操作，但是在策划时，也挺将展位搭建作为一项工作考虑在内，一般应在策划报告里写明在展位搭建时候提供的工具和服务（比如公共设施的提供、印象设备的租赁等），以及搭建规范，如搭建高度的限制、搭建用料的坚固性和防火性必须满足国家规范，音响声音以大部影响临近展位为佳等。2）展位拆除。拆除通常是是按照当初搭建的顺序来完成的。劳务人员一定要提前安排好，必须保证由场地所有者或者总服务承包商指定的人员把展位的电源和其他施舍都切断后，方能进行拆除工作。在获得“出场单据”后，运输集装箱将会搬离

2、场地，展品装箱包装后运回参展商指定地点。（2）展位环境管理展位环境有双重功能，一是对观众而言，展台是形象；二是对展台人员而言，展台是工作场所。展位环境主要是指展台清洁、展台安全以及展台保卫等。1）展台清洁。展台体现并塑造展出者形象，应当维持展台整齐、干净。如何保持展台清洁在进行展台设计时就必须加以考虑，要设计充足的储存空间。展品以及模型、图文、声音设备等要放在合适的位置，如果被挪动或者被弄脏，要及时挪回原位，并擦干净。展出期间，观众可能因为好奇心驱使而去触摸展品，展台工作人员要随时去擦出展品展架上的手印。如果有操作，必须及时清除废料；若有空箱必须及时搬走。展台上不应

3、有乱放的资料，提供观众自取的资料要放好，资料要及时补充。展台地面和墙面要保持干净，随时拣走地上的纸片、空杯或其他物品，擦去墙上的各种痕迹。展台内不要随便放东西，尤其是可能阻碍人的行动的物品。当然，展出者可以孤影专业清洁工或制定展台人员负责展台清洁工作。2）展台安全。一般来说，展会的人很多，存在一定的安全隐患，而且人越多隐患越大。因此，应予以注意并作出相应安排。展会上的安全隐患包括火灾以及其他可能的危害等。各种展会比较一致的规定有：展架展板必须经防火处理；照明设备和材料必须符合当地标准；电源必须由展览会指定的公司人员连接。另外展会对双层式展架的求也很严格。展台安全不仅

4、是为了防止事故的发生，也是为了保持展台和展台设备的正常工作，为保证安全，展出者应做到以下几点：第一，要选择使用符合规格的展架道具；第二，在施工搭建时，不仅要赶速度，更要注意质量，保证展架道具安装坚固；第三，在展出期间，要有专业的人员负责检查展架、设备状况，随时维护修理展架、设备，尤其是观众多的时候，需要指定专人在每天闭馆是检查展台、关闭电源；第四，如果展会要求展台配备灭火器，要按规定配备；第五，根据条件和需要为展台人员和参观者投保。3）展台保卫。展会上会有失窃现象，因此，保卫工作也被相应列为展台工作之一。展台保卫主要在两个方面，一是防止展品被盗，二是防止展台记录及其

5、他秘密资料或情报被非法窃取或合法的套取。如果参展商有较贵重的物品需要展出，会展策划师应在策划方案中建议其采取用封闭式展台，或使用保险箱或雇用专业保安警卫或投保。展会应设有晚间保险设备，供参展商联系使用。展会是合法和非法获取情报的地方，竞争对手或商业间谍可能会采用合法的或不合法的手段获取信息，尤其是公司的秘密。对此，展台人员应保持必要的戒备，不能只有热情而不用头脑，更不能为吸引更多的潜在客户而泄露公司的秘密，由于许多情报是在交谈中被“套”出来的，因此要明确禁止、限制透漏公司的有关情报，比如展出者正在研制的产品、展出者的市场战略等。会展策划师在策划方案中可以强调让参展商

6、注意培训展台人员时介绍一些必要的技巧，比如掌握交谈思路、了解对手意图、灵活应付套取机密等，并在展出期间随时提醒、监督展台人员保持警惕。2.注册人员入场展会注册工作是整个会展策划组织工作中较为重要的一环，由工作人员安排、现场运作和良好的交通食宿安排等组成。对于这项工作而言，效率、周到和及时是最需要的。现场注册是客户首次与主办方接触的机会，前来出席的与会人员、展览者、讲演者和主办者都有他们自己的日程。每个人都希望得到热情周到的服务，迎候与会者并协助他们进行注册是展会质量服务的重要体现，也是衡量一位会展策划师策划水平的重要依据。（1）工作人员安排1）注册组。被选派进行现场

7、注册的工作人员应该是经过培训并熟悉后勤和注册工作的人。必须让现场工作人员清楚一下几件事情：会议活动的日程表；各种活动的次数；工作人员的分配；一些必要场所的位置，如电话间、洗手间等。在决定为注册处配备适当的工作人员时，必须考虑前来注册的人员流动情况，如注册高峰期的时间预估，高峰期之前、期间和之后的工作人员安排，与会者是否成批达到或集中报道等。在注册高峰期要按1：75至1:100的比例分配工作人员，如举办过此类展会，则最好参照以往展会的经验和资料；如果是第一次举办这类展会，则确定工作人员的数目需要进行充分的调查，谨慎行事比较明智。2）注册现场的礼仪（表）注册现场的礼