环球集团文书管理制度(试行版)

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1、浙江环球集团ZHEJIANGGLOBALGROUP文书管理规定（HQ/XZ/（A）-2011-01）一、目的为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本规定。二、组织管理2.1公司各部门与外界来往文书的收发由各办公室指定专人负责。2.2管理部门应指定专人负责来往文书的核稿、收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印以及档案管理等事宜。三、文书类别3.1公司通用公文分类（1）请示：向上级部门或领导请求请示、批准时使用。（2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况或提出建议时使用。（3）决定：对公司重

2、要事项或重大活动做出执行答复时使用。（4）通知：传达、批转上级、同级或不相属部门的公文，以及传达要求下级部门协助或共同执行任务时使用。（5）通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用。（6）函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题或请有关部门批准时使用。（7）会议纪要（决议）：记载和表达会议重要精神或是针对会议最终形成的决定或者督办事项时使用。（8）表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。（9）公司专用公文：主要包括备忘录、意向书、协议书、合同书、调查报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿

3、、启事等。3.2公司行政文件分类（1）A类文件：制度、规定、规范、细则、补充规定、规章制度的解释说明等；（2）B类文件：请示、报告、决定、通告、通报、通知、复函、会议纪要等；（3）C类文件：公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。（4）D类文件：红头文件例如：公司任命书、重大事件的公文或递交政府机关公文等表格式公文。四、文书编码规则4.1A类文件编号规则：AA/BB(类别码)CCCC－DDAA：编文单位；BB：编文部门；类别码：A类文件的类别码即为“A”；CCCC：文件编制的年份，例如2011；5/10浙江环球集团ZHEJIANGGLOBALGROU

4、PDD：顺序号，例如01、02……例如：《文书管理规定》编号为“HQ（环球集团）/XZ（行政部）(A)2011-01”。4.2B、C类文件编号规则：AA/BB(类别码)CCCC/DD－EEAA：编文单位；BB：编文部门；类别码：B类文件的类别码即为“B”；CCCC：文件编制的年份，例如2011；DD：文件编制的月份；EE：顺序号，例如01。例如：浙江环球光伏科技有限公司行政部于2011年3月1日召开会议，其编写的会议纪要正式编号为“GF（光伏公司）/XZ（行政部）(B)2011/03－01”。4.3D类文件编号规则：ABB字[CCCC]DD号。A：代表单位省

5、份的简称如浙江省的为“浙”。BB：代表公司简称如环球光伏科技有限公司为“环光”公司具体简称详见附件1。字：代表D类文件类别码。CCCC：文件编制的年份，例如2011、2012……。DD：顺序号，例如01、02、03……。例如：浙江环球房地产集团有限公司于2011年5月1日发布的《人事任命通知》，顺序统计编号为03，则该文件正式编号为“浙（浙江省）环房（环球房地产集团有限公司）字[2011]（年份）03（顺序号）号”。4.4编文单位及部门的缩写编码具体详见附件1。4.5公司制度相关表格单据类码：制度项下表单直接在制度编号项下－表格编号。例如：财务中心《现金报销

6、单》，编码为：“HQ/CW(A)2011-01-01”。4.6关于各类文件的保密等级和具体保密操作程序详见《保密制度》。五、文书处理权限5.1A、B、D类文件只有公司职能部门有权签发，签发人必须为公司负责人，核发人必须为职能部门负责人。涉及多个部门配合执行的文件通过涉及人签字的方式完成会签后，方可正式发文；其中《文件会签审批表》（详见附件1）附于正式文件之前，存于发文部门，同时提交档案室备案。C类文件由各相关职能部门或人员签发即可。5.2内部行文可以用分公司或职能部门名义行文，分公司或职能中心不得联合行文，各职能中心之间不要用发文形式解决一般性问题。5.3各

7、行文单位一般不能越级行文，特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。5.4向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。六、文书制作流程6.1对外行文操作流程6.1.1拟稿:（1）由承办人员起草，并由部门负责人审核。5/10浙江环球集团ZHEJIANGGLOBALGROUP（2）对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加属企业全称。（3）发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。6.1.2核稿:（1）拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审

8、核。（2）审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进