上海新新运国际货运有限公司

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1、上海新新运国际货运有限公司提高单证操作效率的方案设计说明书屠丽娜摘要：此次毕业综合实践，通过在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司半年的单证员实习工作，发现该公司存在单证操作效率低等问题。高效的货运代理服务会降低运输成本，降低风险，带来便利，资金融通，沟通协调。因此，本文主要通过阐述作为货代公司的单证操作，其所要担任的任务和所要把握的原则，并且提出工作所遇到的问题，找出相应的解决办法，从而达到提高单证操作工作效率的目的。关键词：货代公司；单证操作；问题；工作效率1引言国际货物贸易作为一种商品交换行为通常表现为货物

2、和货款的对流，而货物和货款的对流往往是借助国际贸易单证的签发、组合、流转、交换和应用来实现的。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。货代单证是合同履行的必要手段，是对外贸易经营管理的重要工具，是进出口企业提高经济效益的重要保证，也是进出口企业形象的重要内涵。单证工作贯穿于公司的海运订舱、托卡运输、报关报检、应收款的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广。除了公司内部各部门之间的协调外，还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系。环环相扣，相互影响，互为条件。因

3、而货代单证在国际货运中显得尤为重要。提高单证操作的工作效率并有效及时的解决操作中遇到的问题，可以很好的降低国际货运的成本，降低风险，带来便利，并促进资金融通，沟通协调。 本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司实习，岗位是单证员。公司是国家商务部批准的国家级二级货运代理企业，也是经交通部审批的无船承运人。公司主营海运进出口货运的国际运输代理业务，包括：揽货、定舱、仓储、中转、集装箱拼箱拆箱等相关的运输服务及运输咨询业务。通过本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司的顶岗实习，将工作职责总结为以下几点：（1）负

4、责进出口相关单证的制作、管理及信用证审核；　（2）收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档；　（3）跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据；　（4）及时准确与一级货代公司联系装箱，送仓工作；　　（5）在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、一级货代各方面的协调工作；　　（6）协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。在单证操作时，必须要严把“制单、审单、交单和归档”的环节，同时还要坚持“正确、完整、及时、简明和整洁”原则的结论，在此基础上结合工作特点加上单证处

5、理技巧，在妥善规避各类风险问题的同时加强管理，提高服务质量，提升客户信任度，增加公司收益，以达到提高单证操作的工作效率。第7页共7页2设计任务分析国际贸易中，单证工作贯穿于海运订舱、托卡运输、报关报检、应收款的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广。提高单证操作的工作效率并有效及时的解决操作中遇到的问题，可以很好的降低国际货运的成本，为公司带来利润。 本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司实习期间，主要负责一系列单证工作。实习期间，我通过理论结合实际，更好的体验到了在学校未能体会到的工作氛围和工作经历。通过在新

6、运货代的实习，我也发现单证工作的问题，从而导致了客户对本公司的不信任、不满意。由此我通过实际接触的单证工作中遇到的问题，设计此方案说明书以改善公司在单证操作方面的薄弱之处，从而增加客户量，提升客户信任度，以增加公司收益。完成本次提高单证操作效率的方案设计任务，应该熟悉单证操作的整个流程，以及优化提高单证的工作效率，必须做到以下几个方面，或者说是解决以下几个问题：（1）单证操作的主要内容及流程；（2）单证操作的重要性；（3）影响单证操作效率的因素；（4）如何提高单证操作的效率。只有清楚得认识到单证操作的重要性以及影

7、响单证操作效率的各类因素，才能针对这些情况提出有效的改进方案，促使客户选择本企业达成合作，改进客户与企业的良好关系，增加客户对企业的满意度和信任度，从而提高企业收益。3方案初选若要达到这个设计的最终目的，必须得设计出比较完善的方案才是解决问题的最佳方法。设计方案的内容其实就是熟悉货代实习公司单证操作的流程，解决单证操作中的问题并进行总结，促使单证操作工作效率的提高。至此我设计了2个方案。3.1方案一采用上海新新运国际货运有限公司宁波分公司整体优化方案，从单证出发，以优化、提高单证操作效率为目，改进公司单证及相关协

8、调部门目前存在的不足之处。（1）建立更加完善的货运系统，实现实时单证信息共享，可让操作等相关部门及时提取单证信息。这样提高了单证操作的效率的同时，也加快了海运订舱、报关报检的速度，从而提高公司的受益。（2）提高单证员及相关操作等人员的团队合作意识，强调单证在国际贸易中的重要性。可以实行业务、单证、操作捆绑制，每一票都是固定的人员进行逐级操作，每月考核也是团队考核，这样可以