如何防范证据缺失的法律风险

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1、.工程建设法律风险防范指导手册(第一期)如何防范证据缺失的法律风险合同法律部主办2013年03月16日索引【证据保存在纠纷解决中的重要性】1【常见证据留存方式及风险防范】1【往来函件的证据留存及风险防范】1【邮箱送达注意事项】2【快递送达流程注意事项】3【传真送达流程注意事项】4【接收对方函件流程的注意事项】5【签到簿、会议纪要、会议记录的证据留存及风险防范】6【考察报告的证据留存及风险防范】7....一、证据保存在纠纷解决中的重要性根据《民事诉讼法》的规定，当事人对自己提出的主张有收集或提供证据的义

2、务，如果不能提供相应证据，将承担其主张不能成立的风险。在工程建设、产品供货过程中，无可避免的会出现各种变更事项。在双方有良好合作基础的时候，供应商或施工单位对业主提出的要求基本承诺满足,但是如果不将这些变更事项形成书面文件，当双方发生纠纷的时候，供应商或者施工单位则会否认其原先的承诺。根据“谁主张谁举证”的民事证据基本原则,在发生纠纷时，法院判案的依据不是双方当事人的口头承诺，而是合法有效、有据可查的证据。如果负有举证责任的一方不能够提出有效的证据，那么必然要承担败诉的风险。二、常见证据留存方式及风险

3、防范合同履行过程出现数量、质量、付款、供货期等问题，经常采用往来信函、会议纪要、考察报告来处理。这几种沟通方式是合同履行过程中对合同的补充，也是合同变化的依据。下文针对往来函件、会议纪要、考察报告三个不同的沟通方式，分别进行阐述并提出注意事项。（一）往来函件的证据留存及风险防范首先，重视发出索赔通知。合同相对方在履行过程中出现与合同约定不一致时，我方根据约定可..发出索赔通知，并要求承包方签收。因为该通知可以成为我方提出异议的依据，又可以防止承包方以我方已实际接受违约为名，规避责任的承担。其次，重视反

4、驳函件以及反驳函件的及时性。若对方来函，需要给予反驳回函时，反驳回函应当注意充分说明对方违约或我方未违约的理由，必须注意不能承认我方违约或放弃索赔。必须充分利用函件进行反驳，并应当注意回函必须在合同约定的期限内，法律回函在诉讼中可能起到决定性的作用。同时，往来函件的送达需要注意法律效力。与合同相对方的往来函件包括邮件、传真、快递等，无论采用何种方式都需要注意两个方面，一个是能够证明对方已经收悉到函件，一个是我方日后能够提供出当时发给对方的函件。函件送达过程中有很多需要注意的细节，为了确保往来函件的法律

5、效力，下文分别从邮箱、传真、快递及对方来函这几个方面提示需要注意的事项：1.邮箱送达流程注意事项邮箱的往来函件越来越受到重视。2013年新《民事诉讼法》颁布后，承认了数据电文的证据效力。如何使往来邮件具有法律效力及如何保管往来邮件成为非常重要的一个问题。在实际使用邮箱送达的过程中应当注意以下几个方面：(1)采用邮箱方式发送往来函件时，发送的邮箱应当是合同项下确定的对公邮箱。如果在合同中没有明确..对公邮箱，应当要求合同相对方采用快递方式发来盖有对方公章确认的书面文件，来明确合同相对方的对公邮箱。（2）

6、经办人应当将所需发送的函件盖上公司红章后扫描成不可修改的文件格式，采用附件的方式发送至对方的对公邮箱。（3）邮件内容一般要求对方回复确认已经收悉，避免因合同相对方不及时收悉邮件导致不必要的纠纷。发出邮件后，应及时通知对方查收，并回复收悉回执。（4）如果函件内容，需要对方确认、回复等，应当在邮箱内容里写明回复期限及不予回复的后果。如“限期×日内回复，否则视为×××”。（5）必须将扫描后的纸板文件进行归档。在文件名头上方标注发送的时间、接受邮箱名称、发出的邮箱账号、经办人姓名等信息。如果存在需要记录的重要

7、事项，应当附上备注页一同归档。邮件应当随主合同归在同一档案下。（6）经办人使用的应是工作专用邮箱，发出的邮件不能随意删除。如果邮件未及时归档，或者邮件擅自删除造成证据丢失，经办人应承担相应责任。2.快递送达流程注意事项快递送达往往使用在比较重要的文件送达程序中，例如合同、补充协议等。这类文件对于内容的规范性要求较高，且需要双方会签生效。快递送达方式经常和传真、邮箱一同用来确保送达的效力、及时性和可追溯性。（1）如果函件需要采用快递送达时，应当准备两份材料，..一份留作我方归档，一份用于送达给合同相对方

8、。（2）快递的封面应当完整的写明文件名称及页数。如果函件内容，需要对方确认、回复等，应当在函件内写明回复期限及不予回复的后果，如“限期×日内回复，否则视为×××”。（3）要求快递公司提供收件回执。没有索要收件回执，则无法证明相对方已经收到函件。（4）收悉回执应当与本公司保存的函件一同归档，并且与主合同归于同一档案下。（5）未及时归档，未索要、丢失收件回执导致函件无法查阅或丧失证明力的，应由经办人承担相应责任。3.传真送达流程注意事项（1）采用传真方式送达