盐城七彩虹活动策划公司代理商大会筹备流程及注意事项

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1、代理商大会筹备流程及注意事项7/15/20211代理商大会涉及工作繁多、琐碎，如何才能有条不紊地开展组织工作？接到会议筹备任务，组织者首先要做：一、将所有工作分类罗列；二、详细分工，责任到人；三、随时控制各项工作进程。代理商大会筹备流程及注意事项7/15/20212一、将所有工作分类罗列，尽量详细！方法——（一）、按时间顺序，在脑海里预演整个会议的全过程，所有细节一点一滴过滤，并且要求不止一次；（二）、不能漏掉任何微小的事件，大胆设想你所能想到的意外。因为，每项工作能否流畅进行，取决于组织者的细节考虑是否到位。代理商大会筹备流程及注意事项7/15/202131、住宿：接机/接车订房；2

2、、会场：场地租赁所需会场服务；3、用餐：场地确认所需用餐服务。4、由此三项工作派生出的其他所有工作细节……主要工作块——住宿、会场、用餐代理商大会筹备流程及注意事项7/15/20214代理商大会筹备流程及注意事项住宿——（1）、为防止人数临时变化，在预订基数上适当预留几间（具体预留数量根据实际情况而定）。（2）、考虑个人要求；（3）、不是所有人都必须要住；（3）、明确房间的单价里是否包含早餐及建设费。细节：考虑季节性因素，先尽早初步预定房间，数量可以不完全准确，待所有代理商到达人数确认后，再次调整房间数量；如有鲜花、水果、卡片等物品需放入房间，提前通知酒店分配数量、要求及放置/更换时间

3、；与酒店确认房间电话是否开放长话，吧台是否关闭。7/15/20215代理商大会筹备流程及注意事项会场——（1）、会场的价格；（2）、使用要求：场地大小、桌椅数量及摆放要求、台卡制作、音响设备、茶水服务、会场指示牌、横幅等；细节：会场租赁洽谈时同时，尽可能的将所需服务与酒店确认是否可行，达成一致后书面签字确认；明确酒店服务的内容，要求酒店在会场设专用服务员，避免出现临时情况无人可寻。7/15/20216代理商大会筹备流程及注意事项用餐——（1）、为防止人数临时变化，在桌数预订基数上适当备1至2桌（具体数量根据实际情况而定）；（2）、最大限度的利用空间；（3）、确认用餐类型（午餐/晚餐）、

4、价格、菜单，确认酒水品种及提供方式（尽量协商自行携带，可适当收取开瓶费）；（4）、用餐指示牌、座位总名单、各桌台卡名单等的制作及摆放/更换时间；细节：如有餐间活动如抽奖游戏等，需要提前准备所需物品。7/15/20217以“菲林格尔06年全国代理商大会（2月20日-21日期间）”筹备工作为例：组织者的前期工作：一、将所有工作分类罗列，制成《2011年2月代理商大会筹备工作进程检索表》；二、所有工作分配给相关部门，并责任到人；三、定期召开责任人碰头会，确认各项工作的进展情况。7/15/20218代理商大会筹备流程及注意事项一、工作罗列——2011年2月代理商大会筹备工作进程检索表会议日期：

5、2月18日-21日序号工作项目最终完成日期责任者协力者备注1确定参会名单1月17日前刘加臣销售部经理确定参会代理商名单；确定代理商姓名书写、性别。确认接送各代理商的渠道人员（与行政部联系跟车人员）；确定会场与餐厅桌椅调整协助人员名单。*2初步预定房间、会议场所1月18日朱化奎于丹培训及代理商会议两地3确定会议主题1月18日前陈总已完成*4会议内容及文件确定1月18日前陈总刘加臣/销售部经理制订《116年代理商大会日程表》（包括颁奖人、礼仪人员）；确定会议形式（会场需根据形式来布置）；确认是否存在需要复印分发的文件（日程表）。5通知代理商1月19日前曹瑜销售部经理曹瑜邮箱及短信通知代理商

6、（包括会议日程安排表）；销售部经理负责电话通知代理商。6合影公司联系1月23日前吴洁华资讯部/行政部负责联络现场合影的公司及照片制作；7现场摄像、摄影器械、意见箱准备1月25日前吴洁华资讯部/行政部负责所有器械的准备；负责会议现场器械正常工作的维持（会议现场至少留一人）。*8指示牌、就餐名单、菜单、台卡、大堂欢迎牌2月8日前朱化奎于丹大堂指示牌（出席2011菲林格尔全国代理商大会的先生/女士请到签到处）、就餐名单、台卡名单等发给酒店进行制作（确定会议中酒店指定协助人）；9用餐就座名单2月8日前曹瑜排好后发给酒店打印（台卡座酒店提供，确定数目）*10奖杯、奖牌制作2月10日前谭云峰负责奖

7、杯、奖牌的设计，并跟踪采购部采购进程（跟踪未到位的）。*11会场宣传品的设计、制作2月10日前谭云峰负责设计、制作背景墙、易拉宝。横幅给酒店协助制作；确认横幅上的文字（热烈庆祝2011菲林格尔全国代理商大会隆重开幕）。12大会片头PPT2月13日谭云峰13获奖人员点评PPT2月13日销售部经理谭云峰7/15/2021914实际参会人数确认2月15日前曹瑜销售部经理确认代理商实际与会人数、性别、身份；确认飞机航班（到达机场与时间）或火车车次（到达