外贸公司业务操作流程

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1、杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2009年业务基础培训——业务操作流程撰写人：李玥臣/赵楠Version1.0200908101杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程一.交易会认识客人/老客人二.客人跟踪三.寄样四.确认订单五.跟单六.出货七.后期跟踪附业务流程图.doc2杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程一、交易会认识客人/老客人1.新客人：交易会上结识客人、主动介绍公司优势，并尽可能多地了解客人性质、规模、购买方向等信息；详细记录客人询过盘的产品及价格。交易会结束后及时主动与客人联系(交易会

2、之后一周内整理好价格报给客人,需要马上跟踪的，则需要2天内完成)，客人接待原则见交易会客人接待原则.doc.2.老客人：各届交易会前一个月发邀请函,约好来我司展位的时间，准备相关谈判资料，将新产品推荐在客人来访前整理好发给客人。3杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程二、客人跟踪新客人代码建立结识有价值的客人后，需第一时间在系统内建立客人代码，建立之前应在中艺系统的统计分析-客户信息统计-客户资料查询中输入客人名称查找是否是我司老客人，若为老客人，交给原负责业务员处理新客人代码建立：中艺系统-基础资料-客户代码见中艺外贸

3、管理信息系统客人代码和工厂代码建立原则.doc4杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2.公司简介向客人发ChinaArtsCompanyProfile.ppt根据客人购买方向，在产品类别上作针对性增减3.新产品推荐中艺系统-业务管理-产品推荐根据产品类别推荐新产品，点击”生成报价单“直接生成报价单若有需要拜访客户，需填出国拜访客户申请表.xls，经部门经理和副总审批5杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程4.报价本使用1）需向客户报价的产品先查询报价本，了解最新定价、工厂报价和最新成交价2）中艺系统-点击“报价

4、本”快捷图标-打开“基准报价本”-输入货号查找3）报价不得低于“对外报价”基价；若报价本内工厂价不在最近2个月内，再考虑询价5.询价管理1）遵照询价管理规定.pdf2）询价前查询也可进中艺系统-点击“货号”快捷图标-输入货号后点击“￥”图标查询最新内销成交价3）常规情况工厂2小时内可回复6杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程6.报价管理1）中艺系统-点击“复式报价单”快捷图标2）仔细检查描述、装柜信息是否正确，在草稿上备注所询工厂价及其他可参考信息，由业务经理定价后发给客人3）客人来访前制作报价分析单，中艺系统-业务管

5、理-对外报价分析-点击“增加货物”，输入相关信息4)对外报价见对外报价及报价分析.ppt7.邮件联络标准及文件归档1）见对外函电标准格式的相关规定及注意事项.pdf2）见业务文书档案分类存档制度.pdf3)《业务对外函电范文集》包括催交货邮件、如何回复新客人的第一封询价邮件、如何向客人解释迟到、通知客人涨价邮件、向工厂索赔邮件、向客人理赔邮件，如有需要请向部门经理借阅参考7杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程三、寄样ITEMCARD制作标准1）中艺系统-点击“ITEMCARD”快捷图标2）制作原则见ITEMCARD制作

6、流程2007修订版.xls3）一般3内完成，经部门经理审核后交给市场发展部发布8杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2.索样单1）中艺系统-样品管理-索样管理，见索样打样管理规定.pdf及样品费支付原则.doc2）主货号生成的描述需仔细核对，跟客户要求一致3）若是根据客人图片打样，请客人提供尽量多的信息，若没有则请设计部定出常规尺寸供工厂参考，避免工厂单方理解盲目打样；对于藤编产品，在工厂管架出来后请工厂立刻拍6面图以检查尺寸弧度以及结构是否正确，在编藤完之后再拍一次6面图和细节图，以控制藤编品质是否达到我司要求。见打

7、样产品拍摄要求.doc4）经部门经理审核后发给工厂5）一般情况工厂打样7-10天（莱瑞15天），工厂的异常时间反馈需告知上级，辨别信息是否正确9杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程3.寄样审批单1）样品收到后仓管员将以邮件形式作收件通知2）一般2天内处理，核对外观、规格、颜色无误后拍照留底，请上级看过后寄出，见业务寄样检查表.xls3）业务员需了解样品流程图.pdf和打包规范.pdf4）从展厅借样，需填写借样申请单.xls，经部门经理签字交给样展人员4.运单1）运输方式上按照首选海运，次选空运，最后快递原则2）各运输方

8、式价格见空运、快递对比表.xls或进入网上邻居\Lisa快递价格查询表3）运单经部门经理签字后方生效4）样品出运后及时向客户反馈跟踪信息，确保客户收到样品10杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程5.空运单据制作1）货物基本信息填好后将托书发给货代，