几种参考资料的编写

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1、档案参考资料的编写秦佩2010年6月14日集中统一管理机关各门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，是机关档案室的基本任务。做好档案史料的编研工作，是机关档案室利用室藏档案主动为机关各项工作服务的一种重要手段。机关档案编研工作的定义机关档案室编研工作，是以机关档案室收藏的档案为对象，以提供档案信息为本机关各项工作服务为目的，在充分研究档案内容的基础上，按需要系统地编纂各种档案文集或参考资料。机关档案室编研的内容1、汇编档案文集：档案文集又称档案文件汇编。它是按一定题目，对档案材料进行收集、选择，加工

2、、编排成一定专题的档案文件汇编，在本机关范围内印发，为本机关领导决策和各方面的工作提供依据。主要包括：文件汇编、重要文件汇编、专题文件汇编、会议文件汇编。2、编写基础数字汇编：就是将室藏档案中的各种综合或专题的统计资料摘编成册，供领导和有关业务人员参考使用。包括综合性数字汇编、专题性数字汇编。3、编写各种档案参考资料：档案参考资料是通过对档案内容的分析研究，根据一定题目的需要，以档案所载的事实为依据综合编写成的资料。主要有：大事记、组织机构沿革、专题概要等。4、编纂组织史、行业史：根据档案内容，按照一定的题目、

3、体例和时限，经过综合分析研究编纂而成的。一般由专门的部门编写，档案室配合。机关档案编研工作的原则和方法1、机关档案室编研工作的原则第一：党性原则第二：实事求是原则第三：实用原则机关档案编研工作的原则和方法2、机关档案编研工作的步骤与方法（1）制定计划（2）确定专题（3）组织编研力量（4）收集档案材料（5）综合编写初稿（6）审核定稿常用的几种档案参考资料1、档案文件汇编2、大事记3、组织机构沿革4、基础数字汇编5、专题概要6、各种简介7、全宗介绍8、利用效果事例档案文件汇编它是按一定题目，对档案材料进行收集、选择

4、，加工、编排成一定专题的档案文件汇编，在本机关范围内印发，为本机关领导决策和各方面的工作提供依据。通常有文件汇编、重要文件汇编、专题文件汇编等（1）文件汇编：是将本单位的全部发文按照文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案参考资料。一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。（2）专题文件汇编：将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案参考资料。（3）重要文件汇编：将反映本单位主要职能、重要活动形成的文件汇集成册的一种档案参考材料。大事记大事记是按照时间的顺序，简要地记载一个单位在

5、一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案参考资料。通常以编年记事为宜，大单位可以一年为单位编一本，小单位可以分阶段，即多年编一本。大事记由序言、注释、时间、大事记述四部分组成记述范围：1、大事：事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大、较深的事件。2、要事：在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定参考意义的事情或事件。编写人员：大事记由本机关办公、秘书部门指定的专人编写，档案人员对大事记的编写要给予帮助和指导，必要时档案人员也可参与编写。编写原则：尊重历史、尊重事实、不

6、加评论、简明扼要。编写要求：1、观点正确、用材真实、取舍得当；2、大事突出、要事不漏、小事不要；3、条理清晰、一事一条；4、语言简练、切忌冗长。编写方法：1、大事记的内容编排应采用时间－问题进行记述，即严格按照事件发生的时间顺序、逐年、逐月、逐日、逐条的记述；2、指定的专人要随时记载，定期收集，分段编写，年终汇总；3、以年为单位，公元纪年（全称）居中，跨年度另起一页，不接续；4、空两格书写某年某月，独自一行，以求醒目；5、大事记内容的记述在“某年某月”下一行空两格书写，回行顶格书写，一般只列一个自然段。若有两个

7、以上自然段，每段段首空两格，回行顶格书写；6、大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写；7、时间记载要确切，一般要写明年月日，特殊情况要根据需要应写明时分甚至秒，年份均用全数，如：“2010年”不得写成“10年”。例：2010年×月×日内容组织机构沿革组织机构沿革是记载一个单位机构设置、职能配置、人员编制和体制变更等情况的一种二次加工档案参考资料。组织机构沿革的编写体例有编年法、系列法、阶段法三种。1、编年法：将材料按年度分开，然后按年度顺序，逐年列出该机关的机构设置、人员任免、主要职能等情况的编写方法。最常用的

8、体例是编年法。2、系列法：以组织机构为主，按每个机构及其主要领导成员的变化作为一个系列进行编写的方法。3、阶段法：根据机关的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写的一种方法。组织机构沿革的构成：序言、正文和附录。1、序言：位于篇首，是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况。2、正文：是组织机构沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构职权范围