进出口实务课程(

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1、进出口实务课程（一）1.商务信函与写作2.商务邮件与写作3.商务英语听力练习商务信函与写作1.书写商务信函的原则1.1一般介绍商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。因此，对我们来说，学习和掌握商务信函的基本知识，具备阅读和书写商务信函的基本能力是非常必要的。1.2商务信函的基本要求商务函电又称商务信件。它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括

2、成7C原则：清楚(CLEAR)，简明(CONCISE)，礼貌(COURTEOUS)，考虑周到(CONSIDERATE)，完整(COMPLETE)，具体(CONCRETE)和正确(CORRECT)。1.3如何在写作商务函电时达到7C要求呢？1.3.1确保你的信件表达的足够清楚，不会被误解；如果你的信件中有模棱两可的地方，那么就会给你和读信者带来麻烦。1.3.2在书写时尽量使用简单，平实的字眼来减少读信人的时间，引起他们的注意。这就意味着高效率和低消耗。做到言简意赅，避免啰嗦的表达和多余的话。1.3.3为了达到礼貌的效果，避免使用容易激怒别

3、人或者轻视的词语，以及使用技巧来解决不同意见都很重要。不过最重要的是及时回复。诀窍就是你站在别人的立场上，考虑他人的需求和情感来书写信函，这样的信函自然会受到欢迎。1.3.4考虑周到是指在拒绝客户要求的同时保留着未来商务合作的希望。1.3.5只有包含了客户所需要的所有信息，一封商务信函才算完整。若缺少任何一个必不可少的信息，对方便会要求你解释，也就是说你需要再写一封信函。这不仅浪费你的时间，精力和金钱，而且有损你方的形象。1.3.6至于具体性，是指使用具体的事例，数据和主动动词而使语言变得精确，确定和生动。1.3.7最后，一封商务信函还

4、要求有正确的语法，标点符号和拼写。另外，信函还要求有恰当的风格和格式：措辞明晓(CLEAR)，结构简洁(CONCISE)，用字谦虚(COURTEOUS)，资料完整(COMPLETE)，事实确凿(CORRECT)。2.商务信函的格式商务信函的格式有很多种，包括缩进式(indentedstyle)，齐头式(blockstyle)，修正的齐头式(modifiedblockstyle)和简化式(simplifiedstyle)。不过现今一般使用齐头式和修正的齐头式比较多。大多数商人愿意使用较为标准的方法进行商务交往。因此，正式商务信函应具备以下

5、11个要素：2.1信头（Letterhead）信头位于每封信第一页的最上端。信头包括发信人所在公司的名称，地址，邮政编码，电话，传真，互联网网址和电子信箱组成。信笺信头一般是印好的，如今，大多数的大型公司都用带有信头的信纸来写信，有的时候信头中还会出现公司的标志。如：23EasternHongkongRoadQingdao,266071P.R.ChinaRoom305BuildingE,Economy&TradeCollege(0086)-532-859015592.2日期(Date)日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书

6、写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。正确的两种表达方式：2.2.1美语表示法2.2.1.1月份要全部用英文表示。2.2.1.2日子用数字表示，不用加“th”,“nd”等，并在句子后加逗号。2.2.1.3年份用数字表示。如：May15，20082.2.2英语表示法2.2.2.1日子用数字表示。2.2.2.2月份要全部用英文表示。2.2.2.3年份用数字表示，并且在年月之间不加标点。如：26July20082.3信内地址（InsideAddress）信内地址通常指的是有关收信人的信息。一般来说，信内地址包括收信

7、人的姓名和称呼，公司名称，街道地址，城市名，州名，省名，邮编和国家。它通常放在日期下面第三行，与左边界对齐。如：MissBarretteG.ElizabethTheSalesManagerTheSpaceEngineeringCo.Ltd.BrazennessStreetMANCHESTERM608ASEngland2.4注意事项（AttentionLine）通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“fortheattentionof”应大

8、写打出或加下划线。如：FortheattentionofMr.RobertAttention:Mr.Robert2.5称呼（Salutation）在正式的书信中，通常用姓来称呼对方，如“DearMr.Joh