工程档案归档整理规则及方法

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1、项目档案整理规则及方法王庭军2012年10月一、项目档案整理规则（一）项目档案及管理工作制度1.相关概念项目档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等12个部分。2.项目档案的特点成套性。原始性。专业性。多样性。动态性。3.项目档案工作的性质和原则项目档案工作的性质项目档案工作性质：项目档案

2、工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作。有独立的工作对象，特定的工作内容和专门的工作方法。为工程建设提供技术资料保障，是工程管理不可缺少的一部分。项目档案工作的原则工作原则：一要按照《档案法》的规定，实行集中统一领导、分级管理的原则。二要保证项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用；保证满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩）建的需要。4.项目档案工作的基本要求4123熟知项目档案工作法规与标准建立健全项目档案管理制度与工作标准采取措施，加强前端控制与过程控制严把验收关，做好项目档案的预验收工作（二）项目档案管理职责

3、1.建设单位管理职责建立项目档案管理机制，统一档案管理制度与业务标准，为项目竣工验收提供组织保障和制度保障；负责项目档案工作的监督、检查、指导和协调，保证项目档案与项目建设同步管理；负责自身形成的项目文件收集、整理和归档工作，保证归档文件的完整、系统、有效；负责项目档案的总结和申报项目档案的验收，为项目竣工验收、设备投产达标考核、工程创优提供档案依据和保障。2.参建单位管理职责施工单位：建立机构，配备专人负责项目文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的施工文件、竣工验收文件、设备文件等给业主项目部；对所

4、管理项目文件（图纸）的真实、准确、系统和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。监理单位：建立机构，配备专人负责项目监理文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的监理文件给业主项目部；对所管理项目监理文件的真实、准确、系统和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。设计单位：专人负责项目竣工图纸及相关文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的竣工图等文件给业主项目部；对所管理图纸的真实、准确、系统和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。3.基建档案归档

5、流程基建工程项目文件归档流程图（四）基建档案归档范围项目规划、立项及批复,征用土地文件，合同及协议1.可行性研究阶段工程可行性研究报告及批复、工程概算2.招投标文件项目设计、施工、设备材料招投标文件施工、设计、供货合同及变更、索赔等文件3.设计文件123设计变更、竣工图工程的初步设计文件施工图设计、工程预算、设计总结4.施工过程管理文件开工、竣工报告、施工组织设计，土建工程文件材料各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和永久性缺陷记录电气设备文件材料，一次

6、、二次设备试验报告，设备安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、工程联系单等5.监理文件123监理通知单、协调会议纪要、监理月报、工作总结监理规划、监理大纲、监理实施细则及审批文件工程量、安全质量控制记录，分包单位资质报审表6.竣工、验收文件123监理工作总结、决算文件工程竣工验收会议文件及启动方案、竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、系统调试报告、遗留问题等竣工图（主系统及所用电系统、电补偿、二次、通信、自动化、建筑物总的部分、变电站户外构架等）二、项目档案归档方法整理组卷的要求1立卷原则1.1立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材

7、料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管和利用。1.2项目文件材料由形成单位进行分类组卷，具体参照《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》进行分类。2卷内文件的排列2.1文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.2图纸按图号顺序排列。2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。3案卷的编目3.1编制卷内文件页号3.1.1装订成册的案卷卷内文件均按有书写内

8、容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。3.1.2印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。3.1.3竣工图每册