采购及应付帐款管理子系统

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1、第七章采购与应付帐款管理子系统本章教学目的要求：本章介绍采购与应付帐款管理子系统的功能、数据流图、功能结构图，主要数据文件与输入输出设计，主要处理的程序设计思路以及本子系统应有的控制措施。通过本章教学，使学生了解该子系统的功能及其实现方法。本章教学内容：第一节手工条件下的采购与应付帐款的管理与会计核算手工条件下的采购与应付帐款的管理与会计核算相关的主要处理有：(1)由生产计划部门取得下年度的各产品产量计划。(2)由生产计划或成本管理部门取得产品零部件构成、原材料消耗定额等数据。(3)由固定资产管理部门或生产部门取得固定资产购置计划。(4)收集各部门其

2、它用途的材料、物资、设备的需求申请报告。(5)供应或采购部门制订材料物资采购计划。(6)选择合适供应商（必要时通过电话或发函查问供应商情况），把采购订单发送给供应商，订单副本存档或另行登订已发订单登记本，以备查。另一副本送收货部门（如仓库或供销科负责收货事宜的职员）。(7)从供应商收到订货确认通知、付款帐单，经供销部门审查确认后送会计部门审查准备付款。或者收到供应商货物或服务及发票帐单经确认后发票帐单送会计部门记帐：(8)财务管理部门根据各应付帐款帐龄、折扣优惠条件、资金筹集情况，分析制订付款计划，按计划付款。(9)出纳把付款支票等寄供应商，付款凭证

3、送会计部门记帐：(10)对已付款而久未收到货物的情况发函查询。(11)月末或随时统计已发订单数、已到货数、已付款数、未付款数、应付帐款各帐龄金额等统计报表送有关部门领导存查。第二节采购与应付帐款管理子系统的主要任务、数据流图、功能结构图一、采购与应付帐款管理子系统的主要任务采购与应付帐款管理子系统的主要任务有：（１）输入与本单位有关的供应商的资料，为存货的采购选择供应商、制订采购计划、自动打印订购单、付款单等提供供应商信息。（２）输入（或从其它子系统自动取来）本单位各产品产量计划、各产品原材料和零部件消耗定额，各部门的用料申请计划，以便辅助采购控制部

4、门制订采购计划。（３）输入机内自动编制的采购计划以外的订购单上的数据。（４）由上述数据和从存货子系统取来的存货编号、名称、重定货点、经济定货量等数据自动制订采购计划。（５）输入采购付款凭证上的数据、各种采购费用等采购数据。（６）分析并制订付款计划。（７）统计采购数据、付款数据，并进行自动转帐。（８）打印采购计划、付款计划、用料申请计划、订购单、采购明细帐、采购统计表、付款通知单、付款清单、欠款帐龄表、供应商资料查询信函、在途材料一览表等。（９）查询上述各有关数据。二、采购与应付帐款管理子系统的数据流图图７－１所示三、采购与应付帐款管理子系统的功能结构

5、图9功能结构图如图７－２所示。第三节采购与应付帐款管理子系统主要数据文件的设计一、供应商资料库文件此库文件除书上所列字段外，有些软件可能还增加借方发生累计、贷方发生累计、应付余额、供货信用情况（备注型字节段）等字段，以更方便地查询了解各供应商应付款和供货信用。但多数软件在账务处理系统中对应付账款科目下一般都按供应商设置了明细科目或把应付账款科目设置为“供应商往来”科目，那就没有必要在这里再设置借方发生累计、贷方发生累计、应付余额等金额字段了。另外，主要供应产品或商品字段只存放1-2种该供应商的产品，其可能供应的其它产品在“供应商供应物资资料文件”中存

6、储。二、供应商供应物资资料库文件存放每一供应商有的、本单位可能会向其采购的每一种物资的相关资料，以便选择最优的供应商采购某一商品。三、计划产量库文件制订材料物资需求计划需要这些数据。四、产品结构库文件制订材料物资需求计划需要这些数据。五、物资需求量库文件制订材料物资采购计划需要这些数据。六、采购计划库文件存放制订好的月或周采购计划数据。七、采购业务库文件存放每张已发出的采购订单及到货时的有关数据。八、发票帐单及付款业务库文件存放供应商发票及对其付款相关的数据。本文件也可以分成发票帐单文件、付款业务文件两个库文件来设计，把发票数据和付款数据分开存放，在

7、付款业务文件中设置付款日期，付款凭证号，付款金额，对应发票号字段，每次付款一个记录，这样更能适应每张发票分1次或多次付款的情况。次数多少可以不限。九、付款计划文件存放制订好的付款计划数据。第四节代码设计和输入输出设计一、供应商代码设计二、输入设计三、输出设计第五节某些处理功能的程序设计思路一、制订材料物资需求计划由计划产量，乘以单位产品所需的零部件、原材料定额，即得各种材料物资的需求数量，再加上必要的余量，即可计算出各种材料物资的需求数量。二、采购计划的制订制订采购计划除与材料物资需求计划有关外，还与存货管理子系统中确定的各种材料物资的合理库存量、最

8、高库存限量、最低库存量、订贷提前时间、重定贷点、每次经济定贷量等因素有关。按教科书上P264的计划表的分析思