OA使用管理规则

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1、协同办公系统（OA）使用管理规则协同办公系统（简称“OA系统”）是公司信息化管理的重要组成部分，为健全公司OA系统的管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥OA系统的作用，保证该系统的运行及安全，加强其维护管理能力，特制定本使用管理规则。一、OA使用管理包括：用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、邮件系统管理。二、管理部门1、信息中心技术部（简称“技术部”）为OA系统的管理部门，负责该系统的维护和管理，保证OA系统安全，为公司员工使用OA系统提供技术服务。2、各部门、各门店向技术部提供OA系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能

2、需求等相关的设置和调整申请。三、OA系统用户管理1、OA系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的设置和调整等管理。2、按照用户权限与岗位职责一致性原则，需设置OA帐户的新进员工在办理入职后的1天内，由行政人资部（简称“人资部）负责，以OA“新建事项”形式向技术部提出建立和开通OA帐户申请；技术部在收到协同的2天内完成开通的所有工作，并把用户名和原始密码回复人资部；人资部当天把用户名和原始密码转告该员工。3、新员工收到用户名及原始密码后，可以进入OA系统修改原始密码；用户名和密码是唯一性的，用户本人是用户名及密码的管理者，承担使用

3、该用户名及密码产生的一切后果。4、各部门、各门店根据各自工作需求，如需增加、删除、调整权限等，由部门负责人以OA“新建事项”形式向技术部提出申请，如涉及公司机密事项权限的，需经主管中心总监、信息中心总监以及常务副总经理审批同意后方可。技术部需在2天内完成该申请。5、用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，该用户权限随之变化，人资部在人事异动发文后的1天内，负责向技术部提出用户调整申请，技术部在收到申请的1天内完成调整，以保证系统的安全性以及信息的及时沟通。四、流程管理1、流程包括部门内部流程和跨部门流程两类。流程管理是指对

4、OA系统上固化的各种办公流程（表单模块）的增加、删除和修改。2、办公流程（表单模块）的固化应按照“简化流程、减少环节、提高效率”为原则进行，流程的固化和调整，由发起部门通过OA“新建事项”向技术部提出申请，并把内部或跨部门的流转表单样式以附件形式一起发至技术部，技术部收到申请后的1周内完成该表单在OA系统上的设置，并把使用方式回复申请部门。3、申请部门应及时把该表单使用方式公布给各部门、各门店，说明表单的功能以及使用要求。五、终端维护管理1、为保障用户能够正常使用OA系统，应做好计算机终端维护工作。2、技术部负责对OA系统用户的计算机终端网络组

5、件和软件进行技术指导。3、使用外网的用户应及时更新计算机终端杀毒软件，并及时扫描和杀除计算机病毒，以确保在OA系统上流转文件无病毒；使用内网的用户，应注意使用移动U盘，技术部应及时安装杀毒软件，避免因U盘感染病毒传感用户计算机而导致系统不能使用以及文件丢失。因恶意向OA系统上传病毒文件造成的损失，将公司将追究相关人员责任。六、系统维护管理1、OA系统的系统维护管理主要是指OA系统的调整及变更、系统故障处理、系统数据备份等维护工作。2、OA系统调整及变更是指根据业务需求或系统运行的要求，通过日常运行服务支撑对在用系统的软硬件及其承载网络进行调整及

6、变更，包括系统的硬件调整，停机检修，软硬件配置参数调整，操作系统和数据库软件、应用系统软件的版本升级等。3、技术部对OA系统进行调整及变更时，必须提前一天OA通知各部门、各门店，明确说明停启时间，便于他们及时采取应急措施解决问题。4、用户在使用过程中发现OA系统使用异常，应及时反馈技术部，技术部收到反馈后，应及时解决，避免造成影响工作。七、OA常用界面使用说明⑥（一）新建事项①⑤③②④1、用途：用于向同事或部门发起协同工作或传递对方所需的信息或文件。2、主要使用步骤：①标题：填写协同主题；②内容：填写需要同事或部门协助解决的事项，要求事项清楚，

7、协同要求明确；③、④流程：点空白处，选择“新建流程”，选择协同接收人员名字或部门。如只点部门，则部门内包括的所有人员将收到该协同事项。⑤插入：如有附件需提交，点击该处，可选择“本地文件”（Word或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）。⑥立即发送：上述步骤完成后，点击该处，文件就可以流转至相关人员。（二）待办/已办①⑦②②③⑤④⑦⑥1、用途：回复发起者的协同事项。2、主要使用步骤：①点击“待办/已办”，双击“处理状态×”；②阅读协同内容，点击“处理”，如有附件，点击“附件”阅读；③填写回复处理意见，并可选择插入“本地文件”（W

8、ord或Excel文件）或“关联协同”（已接收或已发OA事项）作为附件；④如协同事项需时处理，可点击“暂存待办”，但需填写原因以及完成时间；⑤填写回复