采购作业规定永典瓷业

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1、永典瓷业（上海）有限公司采购作业规定1目的规范采购管理，确保采购的物资符合规定的要求。2范围适用于公司生产类物质采购业务。3职责3.1技术部负责与供方签订技术协议及明确合同中技术参数、明确新物资供方参考选择范围及规范物资名称型号等；3.2生产部根据成品库存及营销需求生成月度、季度、年度滚动生产计划；3.3物控部根据安全库存、生产订单、生产滚动计划，负责编制采购计划、询价、下达采购订单、采购、结算、签订合同及保密协议（需要时签订）等；3.4财务部根据制度审核《物资采购合同》，监控采购流程；3.5风险控制部门（律师）根据制度负责采购合同的审查；3.6

2、质量部负责采购物资的检验验证，确认检验结果，必要时签订质量协议；3.7总经办负责审批每月采购计划；制定供应商准入、评价及淘汰机制：确定评价程序，组织供方评审，进行供应商调查，建立供应商档案等。4内容4.1采购原则4.1.1严格按采购计划进行采购，并应在合格供方采购（试制、试用、例外采购除外），按照要求与供方签订合同。4.1.2所有采购必须询价(3家以上)、比价，同种物资比质量、同等质量比价格、同样价格比服务。4.1.3单笔发生额或年度总发生额在5000元以上的物资采购必须签订《物资买卖合同》（零星戓应急例外），采购合同需经风险控制部门和财务部门按

3、照制度进行审核。4.1.4物资质量索赔和售后服务详见质量协议和《物资买卖合同》相关条款，物资维修（三包期以外）详见《物资维修协议》。4.1.5所有合同统一归档、编号、按时间顺序和类别整理成册，建立台账，合同、协议编号统一如下：XXXXXX–XXX—XXXX 合同签订年份合同流水号物资特征、系列号（设备维修、工具、劳保）2012-02-20发布2012-03-01实施11永典瓷业（上海）有限公司物资特征号:序号物资类别物资编号备注1原材料YCL2辅助材料FCL3劳保用品LYP4维修材料WCL5其他材料QCL上述未包括材料4.2招标采购根据需要组织相

4、关物资招标。4.3新物资采购流程新物资试样，由技术部门与供方联系并签订技术协议，贵重原料及辅料应由公司实际使用部门进行试样，合格后对样品进行确认封存；采购员根据试样结果和公司决定签订采购合同，风险控制部门和财务部门按制度审核采购合同。采购员负责对已订购物资的进度控制，货物进厂后，及时通知仓库，开出《检验入库通知单》，交品质部门；经检验合格后，按《仓储管理规定》入库，并办理相关的付款手续。4.4进口件采购根据年度生产大纲确定进口件年度采购计划，根据供货周期或计划锁定周期签订进口件合同，用人民币采购的由物控部直接与供货商或代理商签订买卖合同、跟单、办

5、理入库手续。4.5备品备件采购根据销售部门月度申报的备件需求，物控部纳入月度采购计划，报批后采购，4.6工具采购生产部门每月申请一次，每月25日前将次月由二级以上相关领导签字确认的《采购申请单》交物控部，物控部综合库存和采购周期确定后纳入采购计划，逐级审核批准后实施采购。4.7设备维修备件采购设备使用部门填写《设备故障请修单》，负责人审批签字后交行政管理部审核，报总经理批准后，采购员按要求采购备件。4.9计划外采购因生产紧急暂未事先编制计划或其它情况无计划的采购，由生产部填写《采购申请单》并注明计划外事项，生产部负责人审核签字，采购部通过询价、比

6、价后含税单价、数量和金额等报总经理批准后采购。11永典瓷业（上海）有限公司4.10常规采购流程流程说明责任人/责任部门编制计划接受采购计划计划分解签订合同样品试样、封存跟踪、督促进度报检检验●每月25日仓库提交安全库存预警报表。●每月28日生产部编制生产计划，生成生产订单。●生产部根据库存和月度生产计划预排物资需求计划，并明确到货时间。●物控部接受计划时，应仔细阅读，如有问题及时提出修改建议。●30日下达采购计划，采购室2天内应将计划分解，紧急计划应当即分解，发给采购员。●采购员按分解计划进行记录整理。●技术部会同生产部对样品进行试样及封样。●根

7、据技术确定的供应厂商的技术要求，与供方进行商务谈判，并将相关信息反馈技术部。●物控部与供方签订《物资买卖合同》，并发传真订货：a)按照《合同审批程序》逐级报批。b)合同批准后发出《采购订单》，供方确认。●合同签订后，采购员应及时了解、关注供方的生产进度，并按照生产管理室每月下发的“供应商物资检验入库完成日期”通知供应商按时到货。●物资到货后，采购员应立即到现场与相应库管员一起验收货物，并于1个工作日内打印《检验入库通知单》交库管员，库管员通知进货检验员到现场检验。急件应立即报检、并打印相关单据。生产部物控主管物控主管采购员技术主管生产主管采购员管

8、理员相关领导采购员采购员库管员11永典瓷业（上海）有限公司YN退货入库记录●检验员应在接到《检验入库通知单》之后1个工作日内按《品质管理