国际会议申报须知

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1、国际会议申报须知在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。在华申办和举办国际会议实施先预报后正式申报制度，自今年起这两项工作均通过国际会议报批平台进行。国际会议预报工作每年10月进行。一、会议申报工作：已完成预报并列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并主

2、动联系国际合作交流处在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，必须至少在开会前3个月在平台中填写会议申报表，并主动联系国际合作交流处在会前3个月网上提交请示批文。2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并主动联系国际合作交流处在会前4个月提交纸质请示批文至教育部。小于此规模的会议，必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表，并主动联系国际合作交流处在会前3个月网上提交请示批文。3、邀请国家领导人和

3、正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前20个工作日送达。4、外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表，并主动联系国际合作交流处在会前3个月网上提交请示批文。5、境外非政府组织赞助的国际会议，需在线提交境外非政府组织简介和备案函pdf文件。二、会议申报的具体步骤：由会议的学术负责人在平台填写"国际学术会议申报表"，由单位管理员初审通过后，

4、学术负责人从平台下载相关表格，根据表格指引，经单位相关部门审核会签后，送交国际合作交流处，由国际处报主管校长审批，国际处负责人将发文文件扫描上传到系统，上报教育部。三、获批会议注意事项：1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申报，单位管理员同意之后下载表格签字盖章并上传至平台报教育部审批。3、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题，

5、尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。4、请各单位外事处或国际处下载批件后自行抄送各相关单位。四、会议后总结材料要求：1、会议负责人必须在会议结束后２个月内，通过国际会议报批平台提交会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料。2、会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。3、国际会议学术总结须述明：（1）会议名称、时间、地点、主办单位

6、和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；（4）总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。