access中查询与报表

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1、查询的创建与使用◇一个查询就是对数据库中的表或其他查询结果的一组相关操作，比如在一张表中筛选出符合某种条件的记录或把某两张表中的部分记录和字段组合在一起建立一张新表。◇查询的执行结果往往也是一张表，但这种表不会被存储，因为它是在执行查询时即时生成的虚拟表。用“查找”按钮来找数据说的是查找，并不是查询。我们首先要知道，并不需要将所有可能用到的数据都罗列在表上，即使是一些需要计算的值，也统统先算好以后才填到表中，仍然像在纸上使用表格及其里面的数据那样，完全没有觉得Access数据库中的表和纸上的表格有什么区别。其实在Access

2、数据库中的表并不是一个百宝箱，不需要将所有的数据都保存在一张表中。不同的数据可以分门别类地保存在不同的表中，就像在“客户信息表”中保存和客户资料有关的信息，而在“订单信息表”中保存和订单内容相关的信息。在使用表存储数据的时候我们都有侧重点，通过它们的名字就可以看出这个表是用来做什么的，这样很容易就可以知道哪些表中存储有什么数据内容。很少有人会把表的名字起成“表一”、“表二”的。如果有很多表的话，这样根本就不知道这些表存储了什么内容。所以我们在建立表的时候，首先想的就是要把同一类的数据放在一个表中，然后给这个表取个一目了然的名

3、字，这样管理起来会方便得多。但是另一方面，我们在实际工作中使用数据库中的数据时，并不是简单地使用这个表或那个表中的数据，而常常是将有“关系”的很多表中的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用。如果再建立一个新表，把要用到的数据拷贝到新表中，并把需要计算的数据都计算好，再填入新表中，就显得太麻烦了，用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题，它同样也会生成一个数据表视图，看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样。“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表，这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任

4、何的数据。当我们改变“表”中的数据时，“查询”中的数据也会发生改变。计算的工作也可以交给它来自动地完成，完全将用户从繁重的体力劳动中解脱出来，充分体现了计算机数据库的优越性。查询的分类与应用Access数据库中的查询对象有很多不同的类型，比如选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询。“选择查询”就是从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来，并把这些数据显示在新的查询数据表中。而其他的方法，像“交叉查询”、“操作查询”和“参数查询”等，都是“选择查询”的扩展。每种查询都有着很重要的应用，下面介绍查询对象的6

5、种主要应用。选择字段在查询中，可以只选择表中的部分字段。例如建立一个查询，只显示“学生基本信息”表中的“姓名”“班级”等字段。选择记录根据指定的条件查找所需的记录，并显示找到的记录。例如建立一个查询，只显示“学生基本信息”表中的男性记录。编辑记录编辑记录主要包括添加记录、修改记录和删除记录等。在Access中，可以利用查询添加、修改和删除表中的记录。实现计算查询不仅可以找到满足条件的记录，而且还可以在建立查询的过程中进行各种统计计算。建立新表利用查询得到结果可以建立一个新表，也可以直接通过一个查询来创建新表。建立基于查询的报

6、表和窗体为了从一个或多个表中选择合适的数据显示在报表或窗体中，用户可以先建立一个查询，然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据源。每次打印报表或打开窗体时，该查询就从它的基表中检索出符合条件的最新记录。这样也提高了报表或窗体的使用效果。查询的视图Access的查询对象一共拥有5种视图，分别是“设计视图”“SQL视图”“数据表视图”“数据透视表视图”和“数据透视图视图”，其中最常用到的是“设计视图”“SQL视图”和“数据表视图”。设计视图查询对象的设计视图主要用于创建或修改查询。在【数据库】窗口的【查询】对象页面中单击按钮，打开

7、【新建查询】对话框，然后选择【设计视图】一项，再单击【确定】按钮，便会打开一个查询的设计视图。打开新查询的设计视图的同时，还会打开一个名为【显示表】的对话框，此对话框也可以通过单击【查询】/【显示表】命令或单击Access2003主窗口的工具栏上的按钮打开。由于查询是基于表或其他查询之上的操作，所以在使用设计视图创建查询时，首先要将需要操作的表或查询添加到设计视图中，这可以通过【显示表】对话框完成。【显示表】对话框中包含有【表】【查询】和【两者都有】3个选项卡。【表】选项卡中列出了当前数据库中包含的所有表；【查询】选项卡中列

8、出了当前数据库中包含的所有查询；【两者都有】选项卡中则是包含了当前数据库中所有的表和查询。选择当前查询所要操作的表和查询，然后单击【添加】按钮便可以将它们添加到当前查询的设计视图中。查询的设计视图分为上下两部分，上半部分称为字段列表区，用来查看和管理此查询所要操作的表或其他查询。查询视图的