工程项目采购管理流程和实施办法

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1、工程项目采购管理流程和实施办法制定本流程和实施办法的原则和假设1.公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备和物资，并保证其质量和符合蒙古国的有关法律及公司的有关规定，保留项目采购管理的灵活性同时加强采购的监督和控制。2.本办法须遵循法律规则和相应产量分成合同的有关规定；3.根据公司有关规定和内控管理办法，考虑公司项目实际情况特制定公司项目采购管理流程相关程序文件；4.由于目前项目阶段，根据工程项目的特点和业务特性，建议应用项目管理的方法

2、管理这一阶段；5.根据项目特点和公司治理的要求，建议公司董事会设立执行董事，负责与公司管理层和公司项目公司董事会联系，执行公司对公司业务的采购管理流程和公司项目的采购协调等事项；6.由于公司项目归口主管部门管理，建议主管部门董事定为执行董事，在主管部门设立项目管理办公室支持该项目的采购管理；7.公司项目主要由分成合同形成的业务，根据这一特点，建议分别以三个项目经理分别兼任三个项目的项目经理，根据采购管理流程的要求，下设总师、成本控制负责人和采购负责人组成项目采购管理小组来管理项目的采购。8.三个项目分别采用以下流程管理该项目的采购，项目的采购流程主要包括：l采购管

3、理计划编制l外包方案编制l招标管理l评标管理l采购合同管理l采购合同关闭9.所有采购流程与项目的其它管理流程的接口待定；1.本采购管理流程仅适用于勘探期；2.合同要以长期合同为主以减少管理界面和降低风险，主要是EPC合同、咨询设计合同和设备采购合同和特定物资长期供应合同等，通过招投标管理来实现；小于一定价款的合同可以直接指定；其他正常物资原材料按生产计划和预算执行。3.本文件包括采购管理流程，采购管理流程图说明，采购管理程序文件，采购管理实施细则和采购文件模板五个部分（后面两个部分没有完成，要由有采购管理理论经验的人完成）编制和审批采购计划流程干系人输入任务输出执

4、行董事联合管理委员会工作计划项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人编制工作订单采购管理计划批准的变更请求合同策略购买决策审批合同策略审批变更请求审批采购计划工作订单编制采购管理计划变更请求设计合同策略自己完成或采购分析编制外包方案干系人输入任务输出执行董事项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划工作订单编制采购文件制定评估标准变更工作订单请求评估标准变更的工作订单采购文件审批评估标准审批采购文件审批重大变更招标管理流程干系人输入任务输出执行董事采购政策标准项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划广告供应

5、商名单采购资料包审批供应商名单供应商采购文件编制合格供应商名单标书提供资质文件招标会议任务评标管理流程干系人输入公司管理制度执行董事批准文件审定供应商审定采购合同审定谈判方案采购管理计划采购指令评估技术标，制定谈判策略项目经理与供应商谈判合同接受和评估商务标技术评估标准相关技术总师成本/价格分析成本控制负责人采购合同文件提出初步合同方案接受采购指令采购负责人合同备选供应商投标书采购合同管理流程干系人输入任务输出执行董事合同管理制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负责人批准的变更请求技术绩效报告项目管理计划更新合同文件采购管理计划成本绩效报告承包商工作

6、信息合同合同管理方案项目财务支付检查审计变更请求重大变更请求承包商绩效审查合同管理更新绩效审查采购记录归档项目部流程资产更新出发票支付证据采购合同关闭流程干系人输入任务输出执行董事公司政策制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负责人采购管理计划公司流程资产更新关闭的合同供应商（合同）负责人合同关闭程序保留采购记录采购记录归档采购审计关闭合同指示关闭合同项目编制采购管理计划流程说明流程名称：编制采购管理计划一、流程简介：1、流程内容根据联合管理委员会的工作计划和预算，以及项目管理计划，项目部有关人员编制采购管理计划和工作订单，提出变更请求；采购管理计划和

7、采购管理计划的重大变更，报送主管部门蒙办，由主管部门主任跨国公司执行董事审批。2、流程的起止点编制采购管理计划流程，从制定采购决策开始到主管部门审批采购管理计划止二、流程涉及部门及职责1、业务主管部门及职责：主管部门负责采购管理计划的审核、审批、传递等工作。2、业务参与部门及职责：公司跨国项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。公司项目编制采购计划控制程序1适用范围本程序适用于编制采购管理计划业务。2风险2.1采购管理计划与实际需求不符。2.2采购管理计划未经有效审批。采购管理计划的形成过程缺乏适当的职权分离。3部门职责3.1项目部负责采购管理计划的编制、

8、审核、上报