电子档案的管理与维护

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1、电子档案的管理与维护西南油气田分公司勘探开发研究院二00六年八月二十五日电子档案的管理与维护在档案管理工作屮，归档载体一般以纸质资料为主。随着办公自动化的普及与发展，电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案的管理利用造成很大的冲击，我院地勘资料、科研报告在移交档案管理部门归档验收时，就耍求同时归档与纸质资料完全相对应的原始电子文件。电子档案就是由具有保存价值的电子文件转换而来的。在对档案资料的借阅利用方面，科研人员越来越青睐于使用电子档案，因为电子档案信息储量大、轻巧、方便，节约了科研人员研发课题的时间，提高了工作效率。但是，电子档案常在利用过程中因管理维护不当造成损

2、毁，认识了解电子档案和传统纸质档案的特性是做好电子档案维护管理的首要条件。首先，电子档案与纸质档案都有着档案的基本属性一原始性，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，是具有保存价值而存档备查的文件载体。这便是二者的相同本质。电子档案的载体形式一般为磁盘、磁带或光盘等数字代码介质，只有借助计算机解码才能转换成可识读的记录符号，纸质档案则可直接阅读；电子档案的存储量可以达到海量，高密度的存储空间节约出大量的库存空间；电子档案的信息内容在提供利用时可多人共享，方便快捷，提高了工作效率，但因其载体与信息的可分离性，使得电子档案的的信息内容易被更改，而纸质档案的载体与所记录的信息则始

3、终是“捆绑”在一起的，只能一对一的利用，在保管利用和档案的安全保密上要单纯得多。因此电子档案的管理与维护相对传统的纸质档案來说，是电了吋代档案保护技术的一项新领域。由于电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，前者的缺点是：若馆藏条件不达标，受温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线及有害气体的影响，易使磁带、磁盘等磁性物质产生物理变形、粘连脱落、退磁、消磁等现象，这些缺点直接影响到磁性载体所存储的信息再现;光盘的记录介质材料则是在激光热效应作用下易产牛化学变化的材料，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，导致光盘无法正常读取。传统的纸质档案若保管得当，其寿命可达到上百年甚至上千年，

4、电子档案因载体材料的不稳定性决定其生命力一般不长，对电子档案的管理维护因此尤显重要。1、温湿度一保存电子档案的理想温度为16-20摄氏度，理想湿度为35%-45%o在这样的温湿度条件下，磁性物质不易变形粘连，光盘数据读写也能得到相对安全的保护。2、有害气体及光线一有害气体具酸性和氧化性，在一定条件下,腐蚀、破坏磁性载休和光盘，致使电子文件信息丢失；光线中的紫外线也会破坏磁性载体的稳定性，直接影响电子文件的读写顺畅，因此电子档案的保管最好是避光密存。3、机械震动与磁场电子档案要避免强烈的机械震动和外来强磁场，否则会使磁性物质产生消磁、退磁和磁化等现象，光盘上的激光束也不能精确排位，从

5、而破坏记录信息。所以存放电子档案的柜具必须防磁、稳固。4、灰尘一在电子档案的形成和保管利用过程中，要特别注意严防灰尘。灰尘不但污染磨损磁带磁盘、光盘的表面而导致信息损毁,更重要的是灰尘中所含的化学成份和霉菌所分泌的酶和有机酸会引起磁性载体和光盘的腐蚀，导致信息数据丢失损毁而无法修补，造成电子档案完全失去其保存价值的严重后果。5、技术安全保护一电子档案只有依赖计算机才能读取岀所记录的信息。计算机技术革新日新月异，其进展速度之快是大家有目共睹的，支撑电子档案管理利用的计算机产品很有可能因为技术革新或商业竞争而落后乃至消失。因此，无论对电子档案的载体在物理维护上做得多严密，都比不上技术过

6、时对载体的损害更为严重。如何使电子档案的数据信息不因技术过时而得以长期保存，是电子时代档案管理的工作重点。这就要求计算机专业人员及档案管理人员根据自身情况积极研究开发新途径以解决这一重难点。6、数据信息的安全保密一在电子档案的保管利用过程中，电脑病毒是电子档案数据信息安全的威胁之一，加之电子档案信息与载体的可分离性一意味着档案信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。如何保护电子档案的数据信息的原始性不受损害是电子文件保护中的一个重要课题。除了双套制、异地保管、定期抽检等保护方法外，在计算机技术上还有防火墙技术、存取权限控制、数字水印法、数据加密法等等。这些途径主要解决的是电子

7、档案在被利用过程中，其数据信息的真实性和原始性不受损害，但保护电子文件信息的技术都只能是相对而言，因为加密解密的技术也在随着现代科技的发展而发展。总之，电了档案的数量越来越大，成为传统档案管理的重要组成部份，档案信息的电子化是档案利用工作发展的必然趋势，电子档案的管理与维护要求档案管理人员的现代化管理水平在工作实践中要不断地学习和提高。西南油气田分公司勘探开发研究院科技信息档案室剣字-00六年八月二十五日