关于印发《文本格式整理标准》的通知2014-03-06

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1、宿泽院办发〔2014〕3号关于印发《文本格式整理标准》的通知各系、部、处、室：文本资料的格式及整理质量关系到学院的形象和内涵建设。现将《文本格式整理标准》印发，请各部门认真学习，熟悉本《标准》中的各项规定，严格遵照执行。附件：文本格式整理标准二○一四年三月三日8附件：文本格式整理标准本标准是根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和高校文档管理的有关规定，结合我院实际情况而制定。本标准中的文本资料包括行政公文和各部门应归档的一般文字材料（简称一般文档）。本标准适用于学院各行政部门和教学部门。1文档用纸幅面及版面尺寸1.1文档用纸幅面尺寸文档用纸采用GB/T14

2、8中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。1.2文档页边距尺寸公文用纸的天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸的地头（下白边）为：25mm±1mm公文用纸的左订口（左白边）为：28mm±1mm公文用纸的右口（右白边）为：25mm±1mm红头公文首页眉首和尾页版记部分按国家标准设置。一般文档用纸订口（左右白边）为：30mm±1mm8一般文档天、地头（上下白边）分别为：30mm、25mm一般文档页脚为：15mm1.3表格页边距尺寸表格的天头（上白边）为：25mm±5mm表格左右及地头（左、右、下白边）为：20mm±5mm2文档格式2.1文字采用Word文档格式，

3、A4型纸竖向打印。2.2选左侧装订，（可先用回形针固定，汇总移交后统一装订）。汇编材料首页要加封面,次页为目录。　2.3文档标题2.3.1文档标题用2号(或小2)标准宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。2.3.2如有副标题，用3号标准宋体字加粗。2.3.3标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.3.4Excel电子表格的标题一般用18号—20号宋体字加粗。2.4正文2.4.1正规公文的正文用3号仿宋体字；一般文档可用4号或小4号宋体字；长篇汇编材料及科研论文等可用小4号或5号宋体字。82.4.2正文在标题下空一行，每自然段落前缩

4、进2个字符，回行顶格。数字、年份回行时不能分拆。2.4.3结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”,第五层为“①”。2.4.4正文中如有多级标题，第一级标题用黑体（加粗）字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。（也可不变字体只做字体小半号或加粗显示）所有标题独立成行，不加标点。2.4.5正文是表格时，Excel电子表格的表头用12号—14号宋体或仿宋体（加粗）字，表内字用10号—12号宋体或仿宋体字；Word表格的表头用小四或五号字（加粗），表内用五号或小五号字。2.5页码2.5.1一般页码在正文下方居中。2.5.2单页

5、单面文件可不编页码。2.5.3汇编材料也可单号靠右边，双号靠左边编页码。2.6附件2.6.1文本资料如有附件，在正文下空一行左空二字用3号或4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.6.2有多个附件时，使用阿拉伯数字加序号给以分辨，附件名称后不加标点符号（如“附件1：×××××”）。2.7成文日期82.7.1用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。2.7.2成文时间的标识位置在右下方右空4字符。2.8附注公文如有附注，用小4号仿宋体字（加粗或加方圆括号），居左空2字标识在成文日期下1行。3公文生效标识3.1单一发文印章3.1.1单一部门制发的公文在落款处可不署发文部门的

6、名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文一行之内（可视页面稍有出入），端正、居中、下压成文时间，印章用红色。3.1.2各部门制发的一般文档应在正文右下方落款处署上成文单位全称，在下一行标识成文日期(中文年月日)，下压成文时间加盖部门印章。3.1.3当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。3.2联合行文印章3.2.1当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，

7、相距不超过3mm。83.2.2当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并加盖印章其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。3.2.3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”加盖印章在成文日期