access使用入门（二）

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1、Access使用入门（二）一、什么是Access查询：Access中的查询功能是非常强大的，几乎所有的常用的查询方式都能方便快捷地实现。利用查询可以通过不同的方法查看、更改和分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的记录源。一般来说Access查询就是明确的规范集，可以准确地查找到用户所希望查看的信息，并按照用户所期望的结果对搜索到的信息进行排序和处理。查询运行结果是动态子集，一般说来，如果对查询中的数据进行更改，则Access会对提供基本信息的表中的数据进行同样的更改。1、查询的种类：选择查询：最常见的查询类型，从数据库的一个或多个

2、表中提取特定信息，并且在可以更新记录的数据表中显示结果。用户也可以使用选择查询对记录进行分组，并对记录进行总计、计数、平均值以及其他类型的计算。特殊查询：指的是参数查询和交叉表查询。参数查询在执行时可以显示用户自定义的对话框以提示用户输入信息以完成查询。交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构，可以更方便地分析数据。操作查询：使用操作查询只需进行一次操作就可以对许多记录进行更改和移动。操作查询又分为删除查询、更新查询、追加查询、生成表查询。SQL查询：使用SQL语句创建的查询。实际上，以上的大多数查询属性在SQL视图中都有等效的可用

3、子句和选项。2、查询的用途：①查看按特定顺序排列的来源于多个数据表的数据。（例：欠费名单查询）②对选择的记录组进行多种类型的计算。（例：网站评比查询）③查找并显示重复和不匹配的记录。（例：生源地的重复项）④更新数据、删除记录或在数据表中追加新记录⑤利用一个或多个数据表中的数据创建一个新表3、查询设计窗口：和数据表一样，查询可以在多种视图中进行查看，包括数据表视图和设计视图、SQL视图。在“查询设计”窗口中有两个分区：上面的窗格是“表窗格”，显示查询中所有表的字段列表：下面的窗格是查询设计网格，显示查询设计的所有元素，包括如字段名、

4、表名、总计、排序、显示、条件等。厦门大学嘉庚学院IT服务中心郑振祥第10页共10页一、创建选择查询在Access中选择查询是最常用的查询类型。这类查询首先提出问题，然后根据问题选择显示所需的信息。1、使用“简单查询向导”创建查询：我们以“学生评估记录”的表为例子，进行一个简单查询，步骤如下：第一步，在数据库窗口的“查询”页面中单击“新建”按钮，打开“简单查询向导”的第一个对话框。厦门大学嘉庚学院IT服务中心郑振祥第10页共10页第二步：在该对话框中的“表/查询”列表框中选择“表：学生评估记录”，第三步：在“可用字段”列表框中选中需

5、要的字段后单击>，所选字段就加入到“选定的字段”列表框中，点击下一步。第四步：如果你选中的字段中有数字或货币等类型的字段时，就会弹出以上窗口让你选择是直接查看结果明细还是要对数据进行进一步的汇总。这里我们选择汇总，接着点击汇总选项进行相应设置。第五步：这里我们选择内容1的汇总值，内容2的平均值，内容3的最小值，内容4的最大值，同时选中右下角的记录数统计，按确定。厦门大学嘉庚学院IT服务中心郑振祥第10页共10页第六步：为查询命名，最后按完成查看结果明细。2、自定义创建“选择查询”：简单查询向导的使用存在较大的局限性，最好的办法还是

6、在Access的图形化“查询设计”窗口中自定义创建查询。¬在“数据库”窗口的“查询”页面中单击“新建”按钮，打开“新建查询”对话框。选择“设计视图”并单击“确定”按钮，打开“显示表”对话框，从中选择需要建立查询的表和查询。这里我们选择“常住人口登记表”。厦门大学嘉庚学院IT服务中心郑振祥第10页共10页¬双击字段表中需要的字段名，加入到“设计网格”的“字段”行和“表”行，如果不希望在查询结果中显示某个字段，只需要将“显示”行中对应字段的复选标志取消。¬如果希望在查询结果中对某个字段进行排序，只需在“排序”行中选择对应字段的排序方式

7、，Access将对最左边的字段进行排序，然后逐渐向右，依此类推。¬在“条件”中可以输入相应字段的条件值，如在姓名字段下输入：like“郑*”，就会显示姓郑的学生的值。¬还可以在工具栏上“上限值”设置在结果中包括的记录数目或百分比。¬对于需要进行汇总的字段，可以添加汇总表达式。单击工具栏上的∑，“设计窗格”中会增加一个“汇总”行。单击“汇总”行中对应字段网格右侧的倒三角，在下拉列表中选择需要的汇总表达式。厦门大学嘉庚学院IT服务中心郑振祥第10页共10页¬用户可以自定义查询的字段名，先将光标插入点置于单击格中的第一个字符处，然后输入

8、新的列标题并在其后添加一个半角冒号（：），其间不要添加任何空格。例如将“姓名”改成“VIP”就写成：VIP:姓名。¬添加到查询网格中的字段继承基本数据表和查询的字段属性，可以在新查询设计中更改其中的某些字段属性。右击字段，在弹出的菜单中选择“属性”