秘书工作指导手册

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1、215/215目录1.接待工作>接待准备工作[初级]22.接待工作>接待工作礼仪[初级]63.接待工作>制定接待工作计划[中级]104.接待工作>做好外宾接待工作[高级]175.接待工作>安排会见与迎送外宾工作[高级]216.秘书职业技能培训鉴定教材257.档案工作>档案收集[初级]258.档案工作>档案管理[中级]259.档案工作>档案利用工作[高级]2510.文书拟写与处理>通用文书的拟写[初级]2511.文书拟写与处理>通用文书的拟写[中级]2512.文书拟写与处理>企业事务文书的拟写[中级]2513.文书拟写与处理>文书处理[中级]2514.文书拟写与处理>通用文书

2、的拟写[高级]2515.文书拟写与处理>企业事务文书的拟写[高级]2516.文书拟写与处理>文书处理工作[高级]2517.会议组织>会议前期准备[初级]2518.会议组织>会议服务工作[初级]2519.会议组织>会议文书工作[初级]2520.会议组织>会议筹备[中级]2521.会议组织>会议期间的文书与服务[中级]2522.会议组织>会议筹备方案[高级]2523.会议组织>会务协调[高级]2524.信息工作>信息的收集[中级]2525.信息工作>信息的分类[中级]2526.信息工作>信息的存贮[中级]2527.信息工作>信息的筛选[高级]2528.信息工作>信息的整理[高级

3、]2529.信息工作>信息的传递[高级]2530.信息工作>信息的传递[高级]2531.信息工作>信息的传递[高级]2532.办公室日常事务>办公环境和办公用品的管理[初级]2533.办公室日常事务>领导交办事项[初级]2534.办公室日常事务>值班、信访及活动[初级]2535.办公室日常事务>保密工作[中级]2536.办公室日常事务>活动[中级]2537.办公室日常事务>督查工作的方法与技巧[高级]2538.办公室日常事务>处理突发事件[高级]2539.协调工作>纵向关系协调(上)[中级]2540.协调工作>纵向关系协调(下)[中级]2541.协调工作>横向关系协调(上)

4、[高级]25215/2151.协调工作>横向关系协调(下)[高级]252.办公自动化>计算机基本操作253.办公自动化>因特网(Internet)的使用254.办公自动化>因特网(Internet)的使用255.办公自动化>办公设备的使用256.215/215接待工作>接待准备工作[初级]一、做好接待环境准备工作(一)学习目标要求：做好办公室硬环境和软环境准备。(二)接待工作环境准备会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。制约会客室环境的因

5、素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。(三)相应知识1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。

6、4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。(四)注意事项1.在接待工作中要加强门卫登记制度。2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。二、做好接待工作物质准备(一)学习目标会客室应做好接待物质准备。(二)接待工作物质准备会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得

7、生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。(三)相应知识办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就