跟单工作流程

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1、跟單工作流程1.0簡介本流程描述當客人選擇款式及落實訂單後，採購組需如何跟進每一張訂單的各項資料，並將準確之資料轉交工廠進行一系列原料採購及大貨生產等工作。最後描述如何跟進大貨生產進度，品質狀況與及落貨送交客人。2.0適用範圍:本流程適用於經本洋行進行採購之所有訂單。3.0相關流程3.1接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-0013.2跟辦工作流程：OP-PPTMER-0033.3處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-0023.4選擇測試／驗證服務機構工作流程：OP-PPTQSM-0023.5查貨部工作流程：OP-PP

2、TINS-0013.6出口部工作流程：OP-PPTSHG-0014.0定義沒有5.0內容5.1跟辦工作各採購組別整理及分析客人起辦要求，將做辦要求分類後，應選擇認可工廠生產樣辦、並進行跟辦、查辦和覆辦儲存及處理客人回輸意見。具體的工作程式見『跟辦工作流程：OP-PPTMER-003』中5.1至5.8的內容。5.2處理客方訂單資料收集客人資料，並進行分析及跟進，有關資料存於總檔。落實訂單後，便進行以下一系列跟單工作5.3落實訂單及工廠(詳見『接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001』)。5.4分發訂單資料本洋行之採購部

3、美國組在處理經由旭日集團屬下工廠生產的訂單時，需跟循『處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002』以跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料。若為外廠單(包括採購部中國真維斯組及澳洲真維斯組)，落實訂單後需按本流程5.5至5.7跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料以供外廠進行生產。5.5跟進布料資料及顏色標準5.5.1按照客人訂單資料內之布種及顏色提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應商，可交由工廠選擇供應商採購該指定布種。5.5.2發出訂布資料予廠方(客人入單時，採購員須提供以下資料通知廠方訂布)：(i)布商名稱及聯絡人

4、(ii)布料名稱／組織／布封／成份(iii)布價(iv)布用量(v)交布期(vi)色辦(如需洗水，需同時提供洗水色辦或後補)以上資料交由負責有關客戶之採購組負責人批簽後才能交與廠方。(上述資料只供作廠方參考之用，廠方需與供應商加以落實；若由客人代訂布，則會例外。)5.5.3大貨布批核工廠須提供大貨布布辦／洗水色辦(如成品需特別洗水)5/5予採購組復核，若客人指定需親自覆色或本洋行無法與工廠就顏色達成協定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上客人復核事項保留紀錄，最後批核之布辦須由採購員簽名並存檔。5.5.4大貨布測試於訂布前，

5、須留意客人有否特別要求和標準。若客人要求提供大貨布測試報告，採購組須向工廠抽取貨布交認可化驗室(見『選擇測試／驗證服務機構工作流程：OP-PPTQSM-002』)進行測試。假若測試結果不符合客人之標準，應立刻知會客人及工廠，尋求解決方法。5.6跟進物料資料5.6.1按照客人指定之物料提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應商，可交由工廠選擇供應商。5.6.2發出物料資料予廠方:于訂物料時必須按下列情況將所有需要之物料資料交予工廠。(i)廠訂物料，須提供以下資料：(ii)客代訂物料，須提供以下資料：-客人物料辦-物料辦-供貨商

6、數據(若有指定之供應商)-訂物料期及返物料期-顏色標準及物料尺碼標準-供貨商數據及聯絡人-單價(iii)客供物料，須提供以下資料:-物料辦-返物料期需通知工廠雖然該物料為客人供應，但工廠仍須負責把大貨物料與物料辦核對無誤後才可生產。此外，若該等物料顯示出任何不符合規格的地方，工廠須向本洋行報告並由採購組向客人報告及尋求解決方法。以上資料交由負責有關客戶之採購組負責人批簽後才能交與廠方。5.6.3大貨物料復核(i)若某項物料適用于整季，可于季初復核一份該季通用之物料辦，不必每單復核。(ii)若以上程式不適用，須要求工廠在收齊所有

7、大貨物料後，提交一式兩份之物料咭予本司相關採購組。(iii)採購員需于三個工作天內核查資料有否漏誤，若有漏誤，需立刻通知工廠，並要求工廠交回正確物料辦。(iv)核對無誤後由採購員簽名。一份交查貨部，一份存檔。(v)若客人指定需親自復核或無法與工廠就復核達成協定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上復核事項保留存檔。5.7跟進款式資料5.7.1根據客人所落單之款式向客人跟進如辦單、批辦及呎碼表等資料，如有需要，可聯絡辦組及產品開發組取得有關資料。5.7.2交予廠方的資料(i)將客人覆實之核准款式資料(個別客戶不同形式見各客戶之「

8、客戶工作規劃」)、客人覆辦、呎碼表以及所有款式資料交予工廠。(ii)跟進工廠於收到資料後需提供兩件核准辦給本公司復核。(iii)若該訂單之款式為舊款(即翻單)，則只須指示工廠按舊款做便可，無需重新提交所有款式資料。5.7.3批核手續及程式(i)A)由本公司代客復核收到核准辦後