大型会议举办工作纲要

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1、大型会议举办工作纲要大型会议分工应实行矩阵控制（一）基本应按类别分工原则，以提高工作效率和熟练程度，保证工作有条不紊。（二）同时应符合时间安排可能性原则，即需要仔细核对每项工作的开始与结束时间、责任人，保证每项工作都有充足人手、充足时间、充足设备，以及可以高效高质完成，不允许一人同时做两件事，应使计划具有一定的弹性和应变能力，尽可能预估到可能出现的意外，制定相应的应急预案，确保出现突发事件，仍可保证工作体系正常运转的能力。（大型会议应安排机动人员3-4人）（三）预算应打足：礼品、水果、交通燃料、酒

2、水（四）每日应登记：开房数、就餐人数、以及其他开支项目，随时记录应办事项与注意事项。（五）会务组报到处与值班房间原则上均应有熟悉会议业务的人员24小时值班，并预备充足的会议材料。（六）中央与外省贵宾最好安排一些特色餐饮或考察活动。（七）大型会议应设置会议总协调人、副总协调人，并有一人常驻报到处值守。工作车辆一定要有行程表，司机一定要明白各自的工作任务和工作要求。（八）贵宾应有专人迎候、带路、送会议资料。（九）7会议材料数量：正式代表+列席代表+新闻单位+（全省会议：30份）（全国会议：50份）（一

3、）接待工作切忌多头管理，必须由一家牵头。（二）会议筹备流程：1、会务组工作人员落实、经费落实、参观游览路线落实、议程落实2、会议通知、经验交流材料撰写提交通知3、安排撰写讲话稿，落实领导参会名单4、会议代表电话、传真、电子邮件报到（尽可能先落实往返机票、是否参加游览考察等）5、报送讲话稿，审核修订，编印经验交流材料（需交叉核对，至少3遍）6、编制会议代表抵琼时间表与接机安排（安排省领导、厅领导宴请中央或兄弟省市领导）7、尽快落实中央以及省领导、厅领导会议讲话稿8、会议代表房号编排（应注意职务、级别

4、、年龄、地域、性别等问题），确定会务组、医疗组等工作房号9、会场以及会议室预定（至少提前一周以上订妥）（十二）会议文件、用品准备（资金必须提前到位）1、会议文件（含经验材料）、签到表2、有关讲话发言材料3、会议日程表、分组讨论表、会议须知、宴会坐席安排、发言顺序表（含时间要求限制）71、参观考察安排日程表（落实沿途食宿以及活动安排）2、海南省地图（全国性会议还应有海南省概况和行业简介）3、文件袋、笔记本、笔、代表证、工作人员证4、会议以及参观考察矿泉水5、代表参观遮阳帽（雨季应备伞）6、纪念品、水

5、果准备（贵宾还应有鲜花）（十三）会议横幅、标志牌1、宾馆欢迎横幅、欢迎牌2、机场接送代表标志牌3、会议主席台座位牌4、会议代表座位牌5、会场横幅制作，分组讨论会议室名单6、会议地点、就餐地点指引牌7、省接待办参观车辆标志牌、顺序号制作8、报到处标志牌（十四）会议代表合影安排1、摄影机构预定2、合影时间落实3、合影座椅、台座安排，领导名单安排4、冲洗分发落实（十五）驻会医务人员落实（十六）会议用车安排71、机场接送用车（带上接机牌）2、参观用车3、机动用车4、警卫车（如需）（十七）落实一天性会议代表

6、的午休问题（十八）布置报到台（标志、资料、鲜花、饮料）（十九）会务组进驻，携带剪刀、订书机、订书钉、胶带纸、签到笔、电脑和打印机（如需）；提供会议代表接机安排表，提供会议代表、会务组、医务组房号表，开通领导房间长途电话功能（二十）会议材料收集，会务用品购买、整理、装袋，应有专人检查装袋情况（流水线最后1人负责检查）（二十一）安排好会议代表参会以及考察可报销的发票（二十二）确认：会议欢迎横幅、欢迎牌完成；会议室、餐厅、活动室等各种标志牌完成；（二十三）会议代表接送（携带会议标志牌和接送牌）（二十四）

7、会议代表报到1、代表签到2、收款、开立发票3、发放文件袋和会议资料4、发放房号钥匙5、登记代办返程机票（专人收款、登记，票款与会务款要分开）6、纪念品、水果购买、分装、分送71、首长、首长秘书、司局级领导房间应开通长途2、会议代表提交临时会议材料的分发（二十五）会议代表用餐安排（二十六）会场布置落实（视繁简程度，布置时间约1-3小时）1、会场横幅2、会议室及分组会议室导向牌3、会场鲜花或植物点缀，贵宾室、休息室鲜花4、主席台座位牌，话筒、音响、灯光及投影设备测试5、矿泉水、茶水购买、分发6、摄影人

8、员及设施设备落实7、会场前后门告示要求关闭手机8、张贴悬挂有关图纸、宣传招贴画9、茶歇准备（二十七）会议代表通讯录打印，交叉核对，至少两遍，重点核对人名、单位、职务等关键信息（二十八）新闻媒体落实、准备记者交通费（二十九）会议主席台领导名单及座次顺序落实（三十）合影留念前排领导名单落实（三十一）会议工作最后检查1、代表合影落实2、会场布置（饮料、录音、鲜花等）3、主席台座位布置（领导桌上会议资料落实）71、参观安排（食宿、旅游点落实、晚上娱乐或休闲活动落实）2、参观用车安排（随车录